EuGH Urteil zur Arbeitszeiterfassung

EuGH Urteil zur Arbeitszeiterfassung

Das neue Urteil des Europäischen Gerichtshofs zur Erfassung der Arbeitszeit erhitzt derzeit die Gemüter. Was steht eigentlich im Urteil? 

Hier das Urteil im Wortlaut (über diesen Link gelangen Sie zum Volltext inkl. Urteilsbegründung)

Auszug aus dem EuGH Urteil zur Arbeitszeiterfassung: 
„ … Die Art. 3, 5 und 6 der Richtlinie 2003/88/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 4. November 2003 über bestimmte Aspekte der Arbeitszeitgestaltung sind im Licht von Art. 31 Abs. 2 der Charta der Grundrechte der Europäischen Union sowie von Art. 4 Abs. 1, Art. 11 Abs. 3 und Art. 16 Abs. 3 der Richtlinie 89/391/EWG des Rates vom 12. Juni 1989 über die Durchführung von Maßnahmen zur Verbesserung der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes der Arbeitnehmer bei der Arbeit dahin auszulegen, dass sie der Regelung eines Mitgliedstaats entgegenstehen, die nach ihrer Auslegung durch die nationalen Gerichte die Arbeitgeber NICHT VERPFLICHTET, ein System einzurichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. „

In einfachen Worten:
Jedes Unternehmen muss ein System einrichten, mit denen die Arbeitnehmer ihre tägliche Arbeitszeit erfassen können.

Was ist daran problematisch?

Schon die bisherige Gesetzgebung sieht vor, dass Arbeitszeiten, die über 8 Stunden pro Arbeitstag hinausgehen, schriftlich erfasst werden müssen. Auch die Regeln für Höchstarbeitszeiten und zur Einhaltung der Ruhezeit gibt es schon lange. Es stellt sich die Frage, wie das Arbeitszeitgesetzt in der betrieblichen Praxis aktuell gelebt wird.

Die Gedanken gingen bei vielen in der jüngeren Vergangenheit in eine ganz andere Richtung. Immer wieder war zu hören, dass das deutsche Arbeitszeitgesetz zu unflexibel sei, um die betrieblichen Bedarfe in Zukunft noch adäquat abdecken zu können. Lockerungen und Ausnahmen bei Höchstarbeitszeiten sowie Ruhezeiten wurden von vielen Branchenvertretern als längst überfällige Modernisierung des Arbeitszeitgesetzes gefordert.

Das Urteil steht (zunächst) im Widerspruch zu folgenden Interessenslagen und Bestrebungen:

  • Die Aufteilung der Arbeitszeit in kürzere Abschnitte, zwischen denen weniger als die geforderten 11 Stunden Ruhezeit liegen.
    • Vor dem Hintergrund der Vereinbarkeit von Familie und Beruf kann ein berechtigtes Anliegen sein, die eigene Arbeit abweichend von der Ruhezeitregelung einzuteilen, wenn dadurch die Höchstarbeitszeit von 10 Stunden am Tag (24 Stunden Zeitraum) nicht überschritten wird.
    • Auch arbeitgeberseitig kann es in einigen Fällen von Vorteil sein, wenn die Arbeit in kleine Abschnitte eingeteilt werden kann, um zum Beispiel Telefonkonferenzen über mehrere Zeitzonen hinweg zeitlich organisieren zu können.
  • Den arbeitgeberseitigen Wunsch (der manchmal auch von Mitarbeitenden geteilt wird), durch Nichterfassung von Arbeitszeiten
    • Mehr-Arbeitszeit (über die tarifliche oder individualvertragliche Regelung hinaus) ohne zusätzliche Vergütung zu erhalten und/oder
    • die Regeln für die Höchstarbeitszeit (pro Tag und pro Woche) nicht einhalten zu müssen und/oder
    • den administrativen Aufwand für die Zeitwirtschaft minimal zu halten.

Was bedeutet das Urteil nun für…

… das deutsche Arbeitszeitgesetz

Ob es im deutschen Arbeitszeitgesetz in Folge des Urteils zu Änderungen kommt und wie diese ggf. aussehen werden, ist bisher unklar. Klar ist nur, dass eine Umsetzung dieses Urteils erfolgen muss.

… Vertrauensarbeitszeitmodelle

In der öffentlichen Diskussion wird das Urteil als Ende der Vertrauensarbeitszeit gebrandmarkt. Eine lückenlose Zeiterfassung scheint der Grundidee der Vertrauensarbeitszeit zu widersprechen.

Hier wird deutlich, wie unterschiedlich dieses Arbeitszeitmodell verstanden und gelebt werden kann. Dazu zwei sehr unterschiedliche Ausprägungen im Verständnis von Vertrauensarbeitszeit:

  • Variante A – Kontrollverzicht: In der Praxis gibt es Betriebe, die die Aufzeichnungspflicht auf die Mitarbeitenden übertragen und der Betrieb darauf vertraut, dass diese sich bei Missständen melden. Vertrauensarbeitszeit bedeutete also weniger den Verzicht auf die Zeiterfassung an sich, als vielmehr das Vertrauen in eine korrekte Selbsterfassung durch die Mitarbeitenden.
  • Variante B – Liberalisierung: Darüber hinaus wurde Vertrauensarbeitszeit in der Diskussion um moderne Formen des Arbeitens oft als Befreiung vom grundsätzlichen Rahmen der Zeiterfassung und „Stundenzählerei“ gefeiert. Man wollte und will vollständig auf die Erfassung von Arbeitszeit verzichten. Vertrauensarbeitszeit sollte gerade den jungen Generationen die erwünschte Flexibilität bringen und den Arbeitnehmern ermöglichen, zu arbeiten, wann, wo und wie viel sie wollen. Die Grundidee geht hier von hoch motivierten Mitarbeiter*innen aus, deren Leistung ohnehin nicht durch die Dauer der Arbeitszeit gemessen werden kann und die im Zweifel selbst merken werden, wenn es zuviel wird. Arbeit und Privates gehen ineinander über, verschwimmen in der „Arbeitszeitfreiheit“. Work-Life-Balance pur?

Man darf dabei allerdings nicht vergessen: Es war und ist bereits heute in der BRD geltendes Recht, dass abweichende Arbeitszeiten von Mitarbeitenden selbst erfasst werden müssen. Es musste also auch bisher schon eine Methode geben, wie Arbeitnehmer ihre abweichenden Zeiten erfassen.

Der Aspekt des Vertrauens in der Vertrauensarbeitszeit lag weniger in der Nichterfassung, als vielmehr im Verzicht auf eine Kontrolle der erwarteten Arbeitszeiten. Auch nach der bisherigen Gesetzgebung hatten die Arbeitgeber die Verpflichtung, darauf zu achten, dass die gesetzlichen Regelungen zur Arbeitszeit eingehalten werden. Dies galt und gilt auch für die Vertrauensarbeitszeit.

Der Arbeitgeber vertraut darauf, dass diejenigen Mitarbeiter die Vertrauensarbeitszeit nutzen ihre Arbeit bedarfsgerecht erledigen. Dies bedeutet vor allem, dass Mitarbeitende ihre Arbeitszeit dann einbringen, wenn dies dem betrieblichen Bedarf entspricht. Arbeitszeit-Effizienz ist nichts anderes, als die bestmögliche Passung von Arbeitszeit und betrieblichem Bedarf, der in der Regel täglichen, wöchentlichen oder saisonalen Schwankungen unterliegt. Dabei darf der Arbeitgeber darauf vertrauen, dass Mitarbeitende den rechtlichen Rahmen berücksichtigen. Darüber hinaus gibt der Arbeitgeber den Mitarbeitenden die Möglichkeit, persönliche Zeitbedarfe zu berücksichtigen und aus eigenem Ermessen einen Ausgleich zwischen den betrieblichen und persönlichen Belangen zu gestalten. An diesen Zielen und Aspekten der Vertrauensarbeitszeit ändert sich nichts.

Handlungsbedarf gibt es vor allem dann, wenn in einem Betrieb bislang keine geeignete Methode zur Erfassung der Arbeitszeit im Rahmen der Vertrauensarbeitszeit zur Verfügung steht.

… New Work und Arbeit 4.0

Der Megatrend, der sich durch alle Unternehmen zieht, neue Formen des Arbeitens zu finden, vom Bürokonzept bis zu neuen Arbeitsmethoden, bringt auch immer mehr kreative Ideen für die Arbeitszeitgestaltung hervor. Derzeit wird mit vielfältigen Ideen experimentiert, um die Attraktivität der Jobs in einer digitalen Welt, die v.a. auch nach dem Sinn der Arbeit sucht, zu erhöhen.

Dazu gehört auch die freie und flexible Einteilung der Arbeit, die (wenn sie denn als sinnvoll erfahren wird) immer mehr in das private Leben hineinwachsen darf. So kann die Entfaltung der Kreativität und Selbstständigkeit der Mitarbeitenden unterstützt werden. So könnte man sinngemäß die Zielrichtung der New Work Bewegung beschreiben. Der Wunsch, die Arbeit nach den persönlichen Bedürfnissen einteilen zu können und die Möglichkeiten von „mobile work“ umfassend und unbegrenzt zu nutzen, wird immer größer.

Zumindest für die Verschmelzung von Arbeit und Privatleben ist nun eines geklärt: Der Teil des Lebens, der eindeutig bezahlter Arbeit zuzurechnen ist, muss klar abgegrenzt und dokumentiert sein und zwar unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Damit steht das EuGH-Urteil zwar nicht im Gegensatz zu den Bestrebungen von New Work, es zeigt jedoch deren Grenzen auf. Das eine oder andere Konzept wird daher einen Anpassungsprozess durchlaufen müssen, um die Zielrichtung innerhalb des gesetzlichen Rahmens weiterverfolgen zu können.

Selbstverständlich können alle Betriebe auch weiterhin daran arbeiten, eine hohe Flexibilität zu schaffen, die es den Mitarbeiter*innen ermöglicht, Beruf und Privatleben bestmöglich in Einklang zu bringen. Dafür braucht es an manchen Stellen einige wenige, kluge Regelungen im Rahmen einer agilen Arbeits(zeit)organisation.

Aus unserer Beratungspraxis sehen wir z.B., dass gerade die Definition der erwarteten Leistung (Was, wann, in welcher Qualität aufgrund welches Bedarfs? Wann ist es gut?) für die Mitarbeitenden immer wichtiger wird. Aber genau dieser Prozess ist meist nur sehr schwach ausgeprägt. Eine klar formulierte Zielsetzung trägt erheblich zu mehr Eigenverantwortung und mehr Einflussmöglichkeiten auf und für das eigene Arbeitsergebnis bei.

Auch Teilzeitmodelle und eine wertschätzende Unternehmenskultur tragen wesentlich dazu bei, dass die Diskussion um die Zeiterfassung an sich im betrieblichen Alltag wieder zu einer wenig beachteten Nebensache werden kann.

… Betriebe, deren Mitarbeiter bislang Überstunden ohne Ausgleich leisten

Am grundsätzlichen Umgang mit Arbeitszeitkonten, dem finanziellen oder zeitlichen Ausgleich (z. B. über Regelungen in Arbeitsverträgen im gesetzlichen Rahmen) ändert sich damit erstmal nichts. Spannend wird es vor allem dann, wenn Überstunden sichtbar werden, für die diese Regelungen nicht mehr ausreichend sind.

Dieser Aspekt dürfte vor allem bei Fach- und Führungskräften ein Problem darstellen. Auch wenn Führungskräfte die Arbeitszeiterfassung umgehen könnten, indem sie geleistete Arbeitszeit – trotz der vorhandenen Zeiterfassungssystem – nicht dokumentieren: die neue Regelung macht augenfällig, dass Arbeitszeit eine Grenze haben soll und muss.

Dies kann dazu führen, dass wieder stärker hinterfragt werden muss, welche Leistungen man von einzelnen Führungskräften einfordern soll – und auf was man gegebenenfalls auch verzichten kann. Vielfach hat die Nichterfassung von Arbeitszeit zu einem inflationären Umgang mit derselben geführt. Es ist – auch im Sinne der Effektivität und Leistungsfähigkeit – durchaus sinnvoll, diesen Trend umzukehren.
… Betriebe in welchen die Einhaltung der Höchstgrenzen der täglichen und/oder wöchentlichen Arbeitszeit schwierig ist
Für Unternehmen, die mit diesem Problem konfrontiert sind, ist eine Umstellung der Arbeits(zeit)organisation notwendig. Aus unserer Erfahrung gelingt es aber regelmäßig, durch geeignete organisatorische Maßnahmen, die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten, ohne dass dem Betrieb dadurch ein Schaden entsteht.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch die Klärung, was Arbeitszeit gemäß Arbeitszeitgesetz ist – und was nicht.

…die Regelungen zur Einhaltung der Ruhezeit

Wir haben bislang noch keinen Betrieb gesehen, in dem es nicht möglich gewesen wäre, durch geeignete organisatorische Maßnahmen die Ruhezeiten einzuhalten. Das Hindernis für die Einhaltung der Ruhezeiten liegt in der Idee, dass es sich bei diesem Gesetz nur um eine Art Parkverbot handelt, welches man nicht immer beachten muss – schon gar nicht, wenn man weiß, dass keine Polizisten unterwegs sind. Dies hat seinen Grund meist darin, dass in der Organisation einer angepassten Besetzung als unverhältnismäßiger Aufwand gegenüber einer möglichen Verkürzung der Ruhezeitverletzung gesehen wird. Vom Gesichtspunkt des Gesundheitsschutzes aus ist es jedoch sinnvoll, Ruhezeiten nicht nur als lästiges Hindernis, sondern als wichtigen Beitrag für die Gesundheit der Mitarbeitenden anzusehen.

Dennoch macht die Einhaltung der Ruhezeit immer wieder Probleme, vor allem bei international tätigen Unternehmen, aber auch vor dem Hintergrund einer besseren Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

In unseren Projekten entdecken wir jedoch fast immer gute Möglichkeiten, wie diese Zeiten mit geringem Aufwand abgedeckt werden können. Immer wieder zeigen sich bei der Analyse der Arbeits(zeit)organisation Verbesserungsmöglichkeiten, die über die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen hinaus dem Unternehmen einen Nutzen bringen können.

… Betriebe ohne systematische Zeiterfassung

Welche Anforderungen an die Zeiterfassung am Ende im Detail gestellt werden wird sich zeigen. Grundsätzlich stehen aktuell alle Möglichkeiten zwischen Bleistift und App weiterhin offen.

Wenn ihre Mitarbeiter eine durch einen Dienst- und/oder Schichtplan geregelte Arbeitszeit haben, genügt in den meisten Fällen eine Abweichungserfassung („Negativerfassung“). Das setzt voraus, dass die dienstplanmäßige Arbeitszeit automatisch in das Zeiterfassungssystem übernommen wird. Nur bei Abweichungen von der geplanten Arbeitszeit erfassen die Mitarbeitenden diese, so dass der genauen Erfassung der Arbeitszeit Rechnung getragen wird. Hierfür gibt es folgende Möglichkeiten:

  • Erfassung am PC
  • Erfassung über eine mobile App
  • Erfassung an einem Zeiterfassungsterminal (den man aber nicht braucht, wenn eine der anderen Zeiterfassungsmethoden bereitsteht)

Anders verhält es sich, wenn die Arbeitszeit nicht von vorneherein vorgeplant ist. (wie es bei der Vertrauensarbeitszeit regelmäßig der Fall ist). Hier wird eine Positiverfassung benötigt, d.h. der Arbeitnehmer erfasst aktiv seine Arbeitszeit. Auch hier gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Der Arbeitnehmer erfasst Beginn und Ende des Arbeitens im 24-Stunden-Zeitraum, so dass die Ruhezeit nachvollziehbar wird, sowie die Gesamtstunden, die er in diesem Zeitraum gearbeitet hat. Soweit wir erkennen können, sollten mit dieser Variante die Vorgaben des aktuellen Urteils erfüllt sein. 
  • Der Arbeitnehmer erfasst jeweils Beginn und Ende jeder Arbeitszeitphase. Diese Form entspricht am ehesten dem „Stechuhr-Prinzip“. Dennoch wird nicht unbedingt eine Zeiterfassung benötigt. Auch hier ist es möglich, die Arbeitszeit aktiv am PC oder über eine mobile App zu erfassen. Die aktive Erfassung hat den Vorteil, dass der Arbeitnehmer darüber nachdenkt, was Arbeitszeit ist und was nicht, so dass nicht einfach die bloße Anwesenheit als Arbeitszeit gewertet werden muss. So können etwa private Aktivitäten (E-Mails schreiben, surfen im Internet etc.) berücksichtigt werden, die nicht als Arbeitszeit gelten.

Überall dort, wo die Nichterfassung von Arbeitszeiten dazu geführt hat

  • dass Überstunden weder in Zeit noch in Geld ausgeglichen wurden, oder dass
  • die Höchstgrenzen der Arbeitszeit nicht eingehalten wurden, oder dass
  • die Ruhezeiten aus persönlichen oder betrieblichen Gründen nicht eingehalten wurden

besteht nun echter Handlungsbedarf. Die Erfassung von Arbeitszeiten macht diese Probleme sichtbar und fordert gleichzeitig zum Handeln auf.

Wir unterstützen Sie dabei

  • die Regelungen zur Erfassung der Arbeitszeit so umzusetzen, dass die berechtigten Ziele der Vertrauensarbeitszeit und aller anderen Arbeitszeitmodelle weiterverfolgt werden können und der administrative Aufwand minimal bleibt,
  • die Arbeitszeitorganisation so zu gestalten, dass die Einhaltung der Regelungen zu den Ruhezeiten und zur Höchstarbeitszeit ohne betriebliche Nachteile umgesetzt werden können,
  • den tatsächlichen Arbeitsanfall zu bestimmen und die erforderliche Besetzung inkl. der passenden Arbeitszeitelemente zu entwickeln,
  • Flexibilität und Teilzeitmodelle zu gestalten, die leicht in die betriebliche Praxis integrierbar sind,
  • einen geeigneten Anbieter für ein Zeiterfassungssystem auszuwählen, das den Bedarf ihres Betriebs möglichst genau entspricht.

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