Vertrauensarbeitszeit

Vertrauensarbeitszeit

Wir begleiten und fördern eine nachhaltige Umsetzung von Vertrauensarbeitszeit. Warum begleiten? Weil die Einführung von Vertrauensarbeitszeit die Unternehmenskultur betrifft. Vertrauensarbeitszeit lebendig zu gestalten ist eine Entwicklungsaufgabe für Unternehmen, Führungskräfte und Mitarbeitende.

Machen Sie Vertrauensarbeitszeit zum Erfolgsmodell.
Wir beraten Sie auf dem Weg dorthin.

Ist Vertrauensarbeitszeit für Ihr Unternehmen geeignet?

Im Prinzip kann man Vertrauensarbeitszeit in jedem Unternehmen einführen, wenn man darunter nur den Verzicht auf eine Arbeitgeberseitige Kontrolle der Arbeitszeit versteht. Wirklich effektiv ist die Einführung von Vertrauensarbeitszeit, wenn folgende Bedingungen gegeben sind:

  • Die Beschäftigten haben erheblichen Einfluss darauf, wie sie ihre Arbeitszeit steuern. D.h., es ist nicht erforderlich, Arbeitszeiten unternehmensseitig genau festzulegen (wie etwa bei Dienstplan-Systemen).
  • Es ist möglich und sinnvoll, die Beschäftigten über Zielvereinbarungen zu führen.
  • Unternehmerisches Denken und Handeln der Beschäftigten ist für das Unternehmen und die Mitarbeitenden ein Gewinn.

Das sollten Sie vor der Einführung von Vertrauensarbeitszeit wissen

Es gibt einige verbreitete Missverständnisse bezüglich der Vertrauensarbeitszeit:

  • „Für leitende Angestellte gilt das Arbeitszeitgesetz nicht.“
    • Das ist an sich richtig. Aber die Definition leitender Angestellter ist sehr eng gefasst. In der Regel wird es sich nur um 4-5 Personen in einem Unternehmen handeln, die z. B. auch Prokura haben.
  • „Wenn Vertrauensarbeitszeit eingeführt ist, muss man die Arbeitszeit nicht erfassen.“
    • Das ist falsch: Bei Abweichungen, die die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes tangieren, müssen die Abweichungen erfasst werden. Die Abweichungserfassung darf den Arbeitnehmern delegiert werden, es bleibt jedoch in der Verantwortung des Unternehmens, dass die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes sichergestellt ist.
      • § 16 Abs. 2 ArbZG: „Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungen sindmindestens zwei Jahre aufzubewahren.“ Als werktägliche (Mo-Sa) Arbeitszeit sind 8 Stunden definiert.
      • Besonders zwingend ist die Aufzeichnungspflicht dann, wenn die Einhaltung der „48-Stunden-Grenze“ in Frage steht. (= maximal 48 Stunden Arbeit in 6 Monaten ohne Anrechnung von Urlaub und Feiertagen)
    • Auch bei Vertrauensarbeitszeit sollte den Mitarbeitenden ein Instrument zur Erfassung ihrer Arbeitszeit an die Hand gegeben werden …
      • … womit – bei Vermischung von privaten und dienstlichen Zeiten – nicht die Erfassung der reinen Anwesenheitszeit gemeint ist
  • „Man kann Überstunden pauschal abgelten.“
    • Bei Einführung von Vertrauensarbeitszeit gilt die arbeitsvertraglich festgelegte Arbeitszeit weiter.
    • Von einer pauschalen Überstundenabgeltung kann in der Praxis der Rechtsprechung nur bei hohen (6-stelligen) Einkommen ausgegangen werden.

Uns ist natürlich klar, dass die Praxis der „Vertrauensarbeitszeit“ in vielen Unternehmen nicht diesen Hinweisen entspricht. Immer wieder wurde und wird Vertrauensarbeitszeit eingeführt, nur um Überstunden unsichtbar zu machen. Inwieweit dies problematisch ist, entscheidet sich letztendlich an der Erfahrung und Wahrnehmung der Beschäftigten. Was würde ein Mitarbeiter antworten, wenn er gefragt wird, ob er die Vertrauensarbeitszeit fair findet und ob sie auch ihm/ihr selbst nützt? Was würden Mitarbeiter antworten, wenn man sie fragt, ob es in ihrem Unternehmen wirklich ein Vertrauensverhältnis zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden gibt? Bitte bedenken Sie, dass Mitarbeitende immer einen Weg zum Ausgleich finden werden, wenn Sie (subjektiv) glauben, dass sie ungerecht behandelt oder übervorteilt werden.

Unser Vorschlag für eine Arbeits-Definition von Vertrauen: Arbeitgeber und Arbeitnehmerberücksichtigen die Bedarfe / Bedürfnisse der jeweils anderen in angemessener Weise – und beide Seiten verlassen sich diesbezüglich aufeinander.

Kulturwandel durch Vertrauensarbeitszeit

Vertrauensarbeitzeit - Junge Frau schaut auf die Uhr

Der eigentliche Nutzen von Vertrauensarbeitszeit für die Unternehmen liegt nicht darin, dass man weniger administrativen Aufwand hat und dass die Mitarbeitenden tendenziell sogar etwas mehr Arbeitszeit einbringen. Vielmehr geht es um einen Wandel der Arbeits- und Leistungskultur. Exzellente Performance lässt sich in den meisten Bereichen nur erreichen, wenn man den Mitarbeiten-den Autonomie gewährt – wozu natürlich auch die Zeitautonomie gehört. Zu viel Fremdsteuerung senkt das Potential an Eigenverantwortlichkeit, Selbstorganisation und Kreativität. Die neue Aufgabe der Führungskräfte ist es, diese Eigenschaften und Prozesse zu fördern und zu unterstützen. Man weiß, dass die Korrelation von Leistung und aufgewendeter Arbeitszeit nach spätestens 5-7 Stunden nicht mehr linear verläuft. Wer gelernt hat, seine Zeit selbst zu organisieren, kann sehr effizient arbeiten. Man kann sich also die Sorgen sparen, Mitarbeitende würden das Unternehmen um die geschuldete Arbeitszeit betrügen. Dies tritt nur in wenigen Einzelfällen ein und dann ist das Problem in der Regel ein anderes…

Wer verantwortliche Mitarbeiter will, muss auch deren Verantwortung für ihre eigene Gesundheit, Familie und sonstige persönliche Aufgaben und Verpflichtungen anerkennen. Verantwortlichkeit ist eine Ausrichtung, die nicht nur auf das Arbeitsfeld beschränkt sein sollte. Auch dies ist eine Aufgabe der Führungskräfte: Mitarbeitende dort, wo es nötig ist, dabei zu unterstützen, ein tragfähiges Gleichgewicht zwischen persönlichen und beruflichen Zeitbedarfen zu finden.

Auch die Abstimmung im Team bekommt eine neue Dynamik. Hier ist gerade in der Einführungsphase eine gute Gruppenführung erforderlich: Gegenseitige Akzeptanz für unterschiedliche Formen der Zeitgestaltung muss oft erst gelernt werden. Gleichzeitig müssen Zeiten so abgestimmt werden, dass ein reibungsloser Arbeitsablauf möglich ist. Ein reifes Team kann diese Aufgabe selbst bewältigen und Zeitressourcen optimal nutzen.

Ein wichtiger Aspekt im Hinblick auf die Kooperation im Team ist der Umgang mit den kurzzyklischen Zielvereinbarungen, die bei der Vertrauensarbeitszeit notwendig ist. Wenn die eingebrachte Arbeitszeit als Leistungskriterium in den Hintergrund tritt und die Leistung an Ergebnissen gemessen wird, sind zwei Dinge zu berücksichtigen:

  • Wie wird die gegenseitige Unterstützung im Team „belohnt“, wenn der Zeitaufwand für kollegiale Hilfe nicht mehr gemessen und gesehen wird?
  • Wie wird mit Störungen umgegangen, die verhindern, dass erwartete Leistungen in der geplanten Zeit erbracht werden können?

Auf diese Fragen muss man sehr gute und praxisnahe Antworten finden.

In unseren Projekten bereiten wir diesen Kulturwandel bereits zu einem sehr frühen Zeitpunkt vor, indem wir mit Mitarbeitende in Fokusgruppen diskutieren, Gespräche mit Führungskräften führen und im Dialog mit dem Betriebsrat stehen. Erst ein echtes Verständnis der Ausgangskultur zeigt, welche Schritte zu gehen sind, um die angestrebte Weiterentwicklung der Unternehmenskultur voranzubringen.

Dies beinhaltet oft unternehmenskulturelle Aspekte, die zunächst gar nichts mit der Arbeitszeit zu tun haben: Manche Unternehmen öffnen Türen und Räume, andere legen den Krawattenzwang ab, andere fördern das respektvolle „Du“ (auch zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften), andere gestalten die E-Mail-Kommunikation neu.

Entscheidend ist das Signal: Wir wünschen uns eine Atmosphäre der Offenheit, Transparenz und des berechtigten Vertrauens. Vertrauen ist zunächst einmal Vertrauen im Vorschuss. Es muss sich bewähren. Wenn Vertrauen aufrichtig gemeint ist, wird es in aller Regel reich belohnt.

Was brauchen Ihre Führungskräfte?

Vertrauensarbeitszeit stellt hohe Anforderungen an die Führungskräfte und sollte von einer entsprechenden Führungskultur getragen werden (die wiederum durch die Einführung von Vertrauensarbeitszeit gestärkt werden kann). Konkret bedeutet das:

  • Führen mit Zielen sollte etabliert sein.
    • Ziele werden im Führungsdialog vereinbart.
    • Ziele werden SMART formuliert: Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-bound.
    • Zur Praxis der Zielvereinbarungen gehört ein entsprechender Tracking-Prozess. Eine jährliche Überprüfung der Zielerreichung ist hier nicht mehr ausreichend.
  • Es gibt ein wirksames Überlastungskonzept.
    • Mitarbeiter wissen, dass sie sich an ihre Führungskraft wenden können und sollen, wenn sie sich (über längere Zeit) die Frage stellen: „(Wie) schaffe ich das noch?“
    • Führungskräfte (mittlere Ebene) wissen, dass die dann notwendigen Maßnahmen von der nächsthöheren Führungsebene unterstützt werden.
  • Es gibt geeignete Methoden zur Auslastungs- und Terminsteuerung. Eine (halb)jährliche Zielvereinbarung reicht nicht aus, um mobiles Arbeiten in Vertrauensarbeitszeit zu steuern und zu koordinieren.
    • Belastungsgrenzen sind kein Steuerungsinstrument.
    • Daher bedarf es auch (und gerade) bei der Vertrauensarbeitszeit geeigneter, praktikabler Methoden,
      um Arbeitsaufwand soweit zu bemessen, zeitlich zu planen und aufzuteilen,
      dass die Mitarbeiter die persönliche Steuerung selbst übernehmen können.
    • „Störungen“ im geplanten Leistungsprozess werden in angemessener Weise berücksichtigt (keine Rechtfertigungskultur), so dass eine echte, ergebnisförderliche Feedbackschleife zwischen Führungskraft und Mitarbeitendem entsteht. Die Führungskraft ist nicht nur „vorgesetzt“, sie unterstützt den Mitarbeitenden in seinen Prozessen. (Als Bayern vergleichen wir dies gerne mit der Aufgabe eines Bergführers, der je nach Kenntnisstand des geführten mehr oder weniger eingreift, damit der Geführte schließlich selbst den Berg erklimmen kann.)
  • Es gibt geeignete Regelungen für die (auch ganztägige) Freizeitentnahme und die Erreichbarkeit von Mitarbeitenden mit Vertrauensarbeitszeit (in enger Verbindung mit Regelungen zur mobilen Arbeit). Daraus ergibt sich eine geeignete Praxis für Terminvereinbarungen.
  • Die Führungskräfte verfügen über geeignete Mittel und Wege zur Führung des Teams. Sie führen Ihr Team so, 
    • dass kollegiale Hilfeleistungen weiterhin gefördert werden und nicht durch das „Führen mit Zielen“ konterkariert werden.
    • dass das Team in der Lage ist, zeitliche Engpasssituationen zu bewältigen (auch wenn konfligierende persönliche Zeitinteressen betroffen sind).
  • Für den Konfliktfall wird ein (kleines!) Clearing-Kommittee definiert, das ggf. auch bei Überlastungssituationen unterstützen kann.

Mit uns machen Sie die Einführung von Vertrauensarbeitszeit zum Erfolgsprojekt

Vertrauensarbeitszeit - zwei Mtarbeiter geben sich die Hand

Wir bieten Ihnen eine umfassende Beratung und Begleitung für die Umsetzung von Vertrauensarbeitszeit in Ihrem Unternehmen:

  • Klärung der Frage: Ist Vertrauensarbeitszeit der beste Weg für unser Arbeitszeitmanagement?
    • Bei Bedarf „Systemcheck„: Basis-Analyse bzgl. Art der Tätigkeit & Aufgaben, Rahmenbedingungen, bisherige Saldenverläufe, Führungsprozesse, Unternehmenskultur, etc.
  • Unterstützung bei der Kommunikation mit dem Betriebsrat (möglichst von Beginn an).
  • Schulung der Führungskräfte bezüglich der Grundhaltung und bei der Umsetzung der erfolgsrelevanten Führungsmethoden.
    • Bei Bedarf ergänzt um Aspekte, die bei mobiler Arbeit besonders zu beachten sind.

Wir bieten Ihnen eine umfassende Beratung und Begleitung für die Umsetzung von Vertrauensarbeitszeit in Ihrem Unternehmen:

  • Bedarfsgerechte Entwicklung von praktischen Instrumenten zur Zielvereinbarung, Auslastungssteuerung, Freizeitentnahme sowie Regelungen für die Erreichbarkeit.
  • Beratung beim Abschluss einer Betriebsvereinbarung zur Vertrauensarbeitszeit.
    • Ziele, Grundsätze, Geltungsbereich, Grundverteilung der Arbeitszeit, Definition von Arbeitszeit, Arbeitszeitrahmen, mobile Arbeit, Teilzeit-Modelle in der Vertrauensarbeitszeit, Überlastsituationen, Umsetzung der Aufzeichnungspflicht, …

Auf Wunsch begleiten wir Sie gerne auch bei der Umsetzung, damit in der Umstellungsphase die richtigen Weichen gestellt werden. Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung auch im Führungskräftetraining, sind wir in der Lage, die Schulung der Führungskräfte unternehmensspezifisch auszugestalten und durchzuführen. Eine (theoretische) Konzeption zu erstellen, ist nur einer der notwendigen Schritte bei der Einführung von Vertrauensarbeitszeit. Worum es vor allem geht, ist, in den Dialog mit den Mitarbeitenden und den Führungskräften zu gehen und geeignete Entwicklungsimpulse für die Unternehmenskultur zu geben. Dann wird Vertrauensarbeitszeit ein Erfolgsprojekt, das weit über das Thema Arbeitszeit hinausreicht.

Mit unserer Unterstützung etablierend Sie Vertrauensarbeitszeit so, dass unternehmerisches Denken, Selbst- und Mitverantwortung gestärkt und Freiräume geschaffen werden. Mit positiven Folgen für Produktivität, Zufriedenheit und Organisationsklima.

Machen Sie Vertrauensarbeitszeit zum Erfolgsmodell in Ihrem Unternehmen

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