Fehlzeiten und Präsentismus

„Wir machen doch schon so viel – aber wir schaffen es einfach nicht, unsere Fehlzeiten zu reduzieren. Wir wissen nicht, woran es liegt.“
Diese oder ähnliche Aussagen hören wir immer öfter von Unternehmen.
Dabei kann es nicht darum gehen, Fehlzeiten zu unterdrücken, sondern vor allem, deren Ursachen zu beheben. Denn unnötige Fehlzeiten sind ein Indikator für Präsentismus und Motivationsverluste. Diese richten womöglich noch größeren wirtschaftlichen und persönlichen Schaden an.

Ein ausschließlich verhaltensorientiert ausgerichtetes Betriebliches Gesundheitsmanagement führt nachweislich nicht zu nachhaltigen Erfolgen, auch wenn es noch so viele tolle Angebote umfasst. BGM ist eine wunderbare Sache – aber so lange es isoliert betrieben wird, löst es das Problem eben nicht.

Wir unterstützen Sie bei der ursachengerechten Transformation von Fehlzeiten und Präsentismus.

Unser Ziel ist es, Unternehmen dabei zu unterstützen, das Commitment ihrer Mitarbeiter zu fördern und eine gesunde Leistungskultur zu schaffen. Monokausale Ansätze reichen hierfür nicht aus. Wir haben daher eine fundierte Landkarte der Fehlzeiten-Ursachen entwickelt, die eine klare Diagnose ermöglicht und als Grundlage für eine zielgerichtete Strategie dienen kann.

Die gezielte Behebung von Ursachen für Absentismus führt nicht nur zu einer Reduktion der Fehlzeiten, sondern vor allem zu einer Verbesserung von Leistungsmotivation, Commitment und Betriebsklima. Ansätze zu einer bloßen Unterdrückung von Fehlzeiten bewirken demgegenüber gerade das Gegenteil.

Unser Leistungsangebot umfasst:

Grafik - Strategie-Paket-Fehlzeiten von Mueller und Mooseder Unternehmensberatung

STUFe: Selbsteinschätzungs-Tool zur Ermittlung der Ursachen für Fehlzeiten & Präsentismus

STUFe_Selbsteinschaetzungstool_Mueller-und-Mooseder-Unternehmensberatung

Damit Sie gleich anfangen können, haben wir für Sie wichtige Elemente unserer Landkarte der Fehlzeiten-Ursachen in einem Selbsteinschätzungs-Tool zusammengefasst. Das STUFe-Tool ist für Personaler, Führungskräfte und Akteure des Betrieblichen Gesundheitsmanagements gedacht, die ihr Wissen für die Selbsteinschätzung nutzen wollen. Sie können das STUFe-Tool verwenden, um ggf. noch vorhandene „blinde Flecken“ in Ihrer bisherigen Analyse der Fehlzeiten-Ursachen aufzudecken. Das gelingt erstaunlich gut, denn Menschen wissen mehr, als ihnen bewusst ist und mit geeigneten Fragen lässt sich dieses Wissen heben.

Eine Besonderheit unseres Verfahrens ist, dass Sie die Gewichtung der Einflussfaktoren selbst anpassen können. So kann die Relevanz der Fehlzeiten-Treiber und Ressourcen in verschiedenen Unternehmenskulturen besser abgebildet werden.

Auf Basis einer systematischen Selbsteinschätzung der Fehlzeiten-Situation mit dem vorhandenen (aber verborgenen) Wissen können Sie gezielt in den Dialog mit Mitarbeitern und Kollegen im Management gehen und geeignete Strategien entwickeln.

Die Paper-Pencil-Version von STUFe können Sie bei uns kostenlos und völlig unverbindlich per Email anfordern.

Strategie-Workshop: Fehlzeiten und Präsentismus nachhaltig reduzieren – Leistungspotentiale freisetzen

Wir führen einen ganztägigen Intensiv-Workshop durch, an dem Führungskräfte, Personaler und Akteure des Gesundheitsmanagements teilnehmen.

Inhalte:

  • Ursachen und Zusammenhänge von Fehlzeiten, Präsentismus und unerwünschter Fluktuation
  • Analyse relevanter Handlungsfelder in Ihrem Unternehmen
  • Realistische Ansatzpunkte für Verbesserungen
  • Projektentwicklung und Change Management 

Vorbereitung:

  • Wir stimmen uns telefonisch mit Ihnen als Initiator/in ab (Ausgangslagen, spezifische Ziele, Rahmenbedingungen im Unternehmen). 
  • Sie erhalten unser Selbsteinschätzungs-Tool STUFe in einer Excel-Version (ca. 10 Minuten Bearbeitungszeit).
  • Sie senden uns das von 1-10 Personen ausgefüllte Selbsteinschätzungs-Tool zu, wir erstellen eine zusammenfassende Auswertung.
  • Optional: Weitere vorbereitende Telefonate mit 2-3 von Ihnen ausgewählten Teilnehmern des Workshops.
  • Optional: Am Nachmittag vor dem Workshops stehen wir für einen Betriebsbesuch in den relevanten Bereichen zur Verfügung. Aufgrund unserer langjährigen Erfahrung hilft es uns bei der Moderation des Workshops, wenn wir wenigstens einen ersten Eindruck von den Arbeitsplätzen bekommen.

Ergebnisse:

  • Nach dem Workshop erhalten Sie eine Zusammenfassung der Ergebnisse mit Empfehlungen für das weitere Vorgehen
  • Konsentierter Überblick über Fehlzeiten-Treiber und Ressourcen
  • Darstellung von Möglichkeiten zur vertiefenden Analyse in den relevanten Bereichen (die benötigten Tools stehen überwiegend kostenfrei zur Verfügung)

Strategie:

  • Priorisierung der Handlungsfelder
  • Commitment der verantwortlichen Entscheider
  • Projekt-Beteiligte und Promotoren
  • Projektplan 
  • Information & Kommunikation mit hoher Beteiligung

Wir bieten den Strategie-Workshop Fehlzeiten inkl. Auswertung der Selbsteinschätzungen mit STUFe und einer schriftlichen Zusammenfassung der Workshop-Ergebnisse mit konkreten Handlungsempfehlungen zu einem Pauschalpreis von 2.490,- Euro zzgl. MwSt. und Reisekosten an.

Falls Sie nach Vorliegen der Ergebnisse weitere Beratungsleistungen benötigten, erstellen wir Ihnen gerne ein Angebot für die Konzeption und Umsetzung Ihrer Strategie an.

Vertiefende Analyse: So kommen Sie den Ursachen für hohe Fehlzeiten genauer auf die Spur.

Fragebogen-Verfahren

Um eine vollständige Übersicht der psychischen Gefährdungen und der Gesundheitssituation im Betrieb zu erhalten, bieten wir schriftliche Befragungen mit geeigneten Verfahren an, wie z. B. dem WAI (Workability Index) oder dem KFZA (Kurzfragebogen zur Arbeitsanalyse). Die Anwendung dieser Verfahren ist sinnvoll, weil damit ausgeschlossen wird, dass „blinde Flecken“ entstehen, z. B. durch Ausklammerung einzelner Bereiche. Außerdem sind diese Verfahren wissenschaftlich evaluiert.

Tiefere Erkenntnisse zur Situation in einzelnen Betriebsbereichen gewinnt man nur durch den direkten Dialog mit den Beschäftigten. Erst durch die intensive Einbindung der Mitarbeitenden wird deutlich, welche Veränderungen tatsächlich wirksam sein können. Der Strategie-Workshop zeigt zwar die Richtung, in der man weitergehen will und gibt auch viele konkrete Ansatzpunkte – aber der Weg muss natürlich erst einmal gegangen werden.

Fokusgruppen – so finden Sie die wirksamsten Maßnahmen gegen Fehlzeiten und Präsentismus

Eine von uns bevorzugte Methode ist die Arbeit mit Fokusgruppen.

Zu Fokusgruppen werden Mitarbeiter aus den verschiedenen Produktionsbereichen eingeladen, um gemeinsam, mit Hilfe einer professionellen systemischen Moderation herauszufinden, was die Ursachen für erhöhte Fehlzeiten sind – bzw. was die Bereiche „richtig“ machen, bei denen es besonders geringe Fehlzeiten gibt. Die systemische Moderation arbeitet mit Fragetechniken, die es erlauben, das soziale und strukturelle Ursachen- und Wirkungsgefüge zu erfassen, das am Ende zu hohen oder niedrigen Fehlzeiten führt. 

Die Arbeit mit Fokusgruppen liefert i.d.R. die Erkenntnisse, die eine Lösung der Problematik ermöglichen. Die Kunst bei der Leitung solcher Fokusgruppen besteht darin, aus diesen Runden kein „Jammertal“ werden zu lassen und auch nicht zuzulassen, dass „Sündenböcke“ identifiziert werden.

Arbeit inFokusgruppen

Ziel ist vielmehr, in einer konstruktiven, lösungsorientierten Atmosphäre nach Wegen zu suchen, die für Unternehmen und Mitarbeiter hilfreich sind. 

Unsere Erfahrung zeigt, dass dies gut gelingt. Der große Vorteil der Fokusgruppen gegenüber der Arbeit z. B. mit Fragebögen, ist der, dass keine Interpretationshürde besteht. Man muss sich nicht wieder von vorne fragen, was mit dem Ergebnis eigentlich gemeint ist, weil man dies unmittelbar im Dialog klären kann. Insofern ist diese Methode trotz des zunächst höheren Aufwands besonders effektiv.

Voraussetzung für die Durchführung dieses Ansatzes ist eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Führungskräften und Betriebsräten.

Konzeption und Umsetzung geeigneter Maßnahmen

Mit der Erkenntnis von Chancen und Risiken ist es natürlich nicht getan: Letzlich geht es um die praxistaugliche Konzeption und Umsetzung von Maßnahmen, die zur Überwindung von Absentismus und Präsentismus führen. Wir unterstützen Sie dabei bedarfsgerecht.

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  • Nachhaltige Arbeitsgestaltung (Perspektive: Selbstwirksamkeit und Personalentwicklung) und Weiterentwicklung der Unternehmenskultur (Perspektive: Zugehörigkeit und Bindung)

Inhouse-Seminar:
Fehlzeiten reduzieren und Präsentismus überwinden. Wege zu einer Stärkung von Leistungsmotivation und Commitment.

Falls Sie sich in Ihrem Betrieb zunächst einmal mit den wichtigsten Aspekten des Themas Fehlzeiten vertraut machen möchten, bieten wir Ihnen unser Inhouse-Seminar an. Zielgruppe ist die Personalabteilung, Führungskräfte und Entscheidungsträger*innen. Auch die Teilnahme von Vertreter*innen des Betriebsrats kann sinnvoll sein.

Sie erhalten einen umfassenden Überblick über

  • Ursachen von Absentismus & Präsentismus,
  • Handlungsmöglichkeiten zur Überwindung von Hemmnissen für Leistung und Commitment,
  • Methoden für das Monitoring mit geeigneten KPIs und
  • Wege zur Umsetzung im Betrieb

Das Seminar ist die ideale Möglichkeit um Führungskräfte zu sensibilisieren und wichtige Kompetenzen zu vermitteln.

Unser Inhouse-Seminar kann auch als Auftakt für ein Projekt in Ihrem Unternehmen genutzt werden:
Die Teilnehmer sind sensibilisiert, erhalten das im Projekt benötigte Handwerkszeug und kennen die Erfolgsfaktoren.

Gerne passen wir die Inhalte an Ihre spezifischen Bedarfe an.

Einstieg

  • Vorstellungsrunde Teilnehmer und Unternehmen,
  • besondere Anliegen

Einführung ins Thema

  • Problemstellung und Ziel des Fehlzeitenmanagements
  • Landkarte für das Fehlzeitenmanagement
  • Was brauchen Menschen, damit sie langfristig motiviert arbeiten?
  • Welche Ursachen für Motivationsverluste führen zu unnötigen Fehlzeiten und Präsentismus?

Ansatzpunkte für Unternehmen

  • Die grundlegenden Ansatzpunkte für Unternehmen, um Leistungsbereitschaft und –fähigkeit langfristig zu erhalten.

Analyse und Kennzahlen

  • Welche KPIs sind für das Monitoring von Fehlzeiten und Präsentismus geeignet?
  • Wo stehen wir im Vergleich mit anderen? Überblick über die Datenlage in verschiedenen Branchen.
  • Durchführung einer Selbsteinschätzung mit dem STUFe-Verfahren: Auswertung und Diskussion der Ergebnisse.
  • Vorstellung von weiteren, vertiefenden Analyseverfahren:
  • Workability-Index (WAI)
    • Befragungen
    • KFZA
    • Fokusgruppen
    • Analyse ergänzende Parameter

Arbeitssituationen schädigungsfrei gestalten

  • Aufbau eines Ergonomie-Managements
  • Die Bedeutung vollständiger Arbeitsaufgaben

Arbeit als Motivator

  • Wie kann die Erfahrung von Selbstwirksamkeit bei der Arbeit erhalten und gefördert werden?
  • Volitionsanalyse als Instrument zur systematischen Optimierung des Zusammenspiels von Mensch und Aufgabe
  • Wie können Arbeitssituationen auch bei ungünstigen Ausgangsbedingungen in der Produktion motivationserhaltend gestaltet werden?

Gesundheitsgerechte und motivierende Führung

  • Welche Rolle spielt die persönliche Führung für Fehlzeiten und Präsentismus? Was sind die Wirkfaktoren?
  • Grundhaltungen und Methoden ist gesundheitsgerechter Führung und wie man sie erlernen kann
  • Fehlzeitengespräche sinnvoll gestalten
  • Selbstführung
  • Gesundheitsgerechte Führung aus systemischer Sicht
  • Was zeichnet die Führungskultur im Unternehmen aus?
  • Welches Verhalten wird im Unternehmen aus subjektiver Sicht belohnt?
  • Wie kann gesundheitsgerechte Führung auch erfolgreiche Führung werden?

Schichtarbeit effizient, aber auch gesundheits- und sozialverträglich gestalten

  • Gesundheitliche und soziale Auswirkungen von Schichtarbeit
  • Besondere Risiken im Alter
  • Kriterien für ein gutes Schichtsystem
  • Beispiele für gesundheitsverträgliche Schichtsysteme
  • Optionen für die Ausgestaltung altersgerechter Schichtsysteme
  • Chancen und Risiken des Modells Dauernachtschicht
  • Wie können Flexibilisierungsanforderungen an Schichtsysteme mitarbeitergerecht umgesetzt werden?

Gestaltung des Ausfallmanagements

  • Praktische Organisation – das richtige Maß finden
  • Ausfallmanagement: Arbeitsanfall-Analyse, Planung, Steuerung, Regelung, Transparenz
  • Methoden, um Personalausfall zeitnah zu ersetzen Teamdynamik und Mitgestaltung der Mitarbeiter
  • Gestaltungsmöglichkeiten und Grenzen von Arbeitszeitkonten

Integriertes Gesundheitsmanagement

  • Vom Gesundheitstag zum integrierten Gesundheitsmanagement
  • Welches Angebotsspektrum ist wirksam?
  • Wie lässt sich der Erfolg von Gesundheitsmanagement messen?
  • Gesundheits-Netzwerk im Unternehmen

Projektentwicklung

  • Projektideen der Teilnehmenden
  • Strukturellen Rahmenbedingungen und Erfolgsfaktoren
  • Szenario für die Entwicklung und Umsetzung eines wirksamen Fehlzeitenmanagements

Beispielangebot: Analyse der Ursachen von Fehlzeiten und maßgeschneidertes Training zum Fehlzeitenmanagement

Analyse

Im Rahmen eines Betriebsbesuches vor Ort, an dem sich ein halbtägiger Workshop mit Entscheidungsträgern*innen anschließt, analysieren wir, welche spezifischen Faktoren Fehlzeiten erhöhen bzw. auch senken könnten.

Wir setzen hierfür systematische Screening-Methoden ein und können zumindest grob-quantitative Aussagen zur Bedeutung der verschiedenen Faktoren treffen.

Am Ende entsteht eine SWOT-Analyse zum Thema Fehlzeiten.

Vorab analysieren wir folgende Daten:

  • Monatliche Fehlzeiten in den letzten 12 Monaten, mit der Differenzierung innerhalb / außerhalb der Lohnfortzahlung.
  • Regelungen und ggf. Betriebsvereinbarung zum Thema Arbeitszeit
  • Schicht- bzw. Dienstplansystem (welche Schichtrhythmen gibt es Sommer/Übergang/Winter?), idealerweise den tatsächlichen Einsatzplan (wer hat tatsächlich welche Schicht gearbeitet?)

Optional empfehlen wir:

  • Darstellung des Bradford-Faktors über alle Mitarbeitenden (gibt Hinweise auf die Wahrscheinlichkeit für motivational bedingte Fehlzeiten; wir würden Ihnen im Vorfeld ein entsprechendes Tool zusenden).
  • Des Weiteren empfehlen wir eine Altersstrukturanalyse nach Qualifikationsgruppen, wofür wir ebenfalls gerne ein Tool bereitstellen.

Optional: Fokusgruppe

Sofern wir im Verlauf des Workshops gemeinsam erkennen, dass es sinnvoll ist, die Sichtweise der Belegschaft unmittelbar zu erfassen, bieten wir eine 3-stündige Fokusgruppe an (Zeitaufwand ext. ca. ein halber Tag), bei der wir eine Gruppe von 8-12 Mitarbeitenden zu verschiedenen Aspekten befragen.

In einem zweiten halbtägigen Workshop fassen wir die Ergebnisse der Analyse zusammen und entwickeln gemeinsam Möglichkeiten, wie Fehlzeiten-Ursachen minimiert und Motivations-Potentiale gehoben werden können.

Am Ende des Workshops definieren wir die Schwerpunkte für das Führungskräfte-Training, das wir im Folgenden in Grundzügen beschreiben:

Führungstraining Fehlzeiten

Wir bieten ein eintägiges Training an, das Kenntnisse, Grundhaltungen und kommunikative Fähigkeiten für das Fehlzeiten-Management vermittelt.

Ausgehend von der Ursachen-Analyse der Fehlzeiten passen wir die Basis-Module unseres Führungskräfte-Trainings an.

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Der Einstieg erfolgt über eine erste Einschätzung der Teilnehmenden: Warum sind Fehlzeiten ein Problem? Haben wir in unserem Bereich ein Problem mit Fehlzeiten? Welche Rolle spielt z. B. der Bradford-Faktor?

Anhand einiger Schlüsselfragen geben wir den Teilnehmenden die Möglichkeit, die subjektive Stressbelastung, Zufriedenheit und Commitment ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzuschätzen und zu reflektieren.

Betriebliche und persönliche Einflussfaktoren und Selbstverantwortung

Wir thematisieren betriebliche und persönliche Einflussfaktoren auf die Fehlzeiten:

• Krankheit
• Persönliche Lebenssituation
• Mangelnde Erfüllung von Bedürfnissen im Arbeitsleben
• Schädigende Einflüsse im Arbeitsleben
• Unzureichende Arbeitsmoral

Von da ausgehend reflektieren wir die Selbstverantwortung der Mitarbeitenden, die Verantwortung des Unternehmens und die Einflussmöglichkeiten der Führungskraft in Bezug auf die Fehlzeiten. Dabei bieten wir den Führungskräften auch Möglichkeiten zur Selbstreflexion an, was an dieser Stelle einen Lernanker setzt.

Fehlzeiten dürfen nicht ignoriert werden, sondern müssen zur Sprache gebracht werden. Dies beruht auf einer dialogischen und wertschätzenden Grundhaltung und einem entsprechenden Kommunikationsstil. Es braucht aber ebenso Klarheit in der Kommunikation des erwarteten Verhaltens.

Willkommensgespräche: Wir diskutieren und üben, wie diese von der Begrüßung kongruent und ohne doppelte Botschaft umgesetzt werden kann.

Fehlzeitengespräche sind dann besonders fruchtbar, wenn ein echter Kontakt zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden entsteht und die wirklichen Fehlzeiten-Ursachen zur Sprache gebracht werden können. Hier ist der wichtigste Trainingsaspekt das Unterlassen schneller Lösungsvorschläge durch die Führungskraft und stattdessen die Unterstützung der Mitarbeitenden, selbst Lösungswege für sich zu finden. Dabei dürfen vom Mitarbeitenden auch konkrete Bitten im Hinblick auf das Arbeitsumfeld geäußert werden. Dieser Teil wird in der Regel in Triaden geübt (Führungskraft, Mitarbeitender, Beobachter).

Wenn Vereinbarungen nicht eingehalten werden und/oder positive Veränderungen ausbleiben, müssen weitere Gespräche geführt werden. Hier geht es darum, das wertschätzende Verhalten beizubehalten und gleichzeitig für die notwendige Klarheit zu sorgen, was die Interessen des Betriebes und die Haltung der Führungskraft angeht. Wir üben solche Gesprächssituationen im Fischbowl, sodass Kommunikationsmöglichkeiten demonstriert, reflektiert und von Teilnehmenden direkt eingeübt werden können.

Optional: BEM

Optional gehen wir auch auf das Thema betriebliches Eingliederungsmanagement ein. Hierbei ist weniger das Eingliederungsmanagement selbst ein Problem für die Führungskräfte, sondern vor allem der Umgang mit Mitarbeitenden, die dauerhaft nicht mehr voll leistungsfähig sind.

Wahlweise: Psychische Erkrankungen oder Stress-Management

Wir gehen im Rahmen des Fehlzeitenmanagements nur soweit auf das Thema ein, wie es sich im Teilnehmerkreis als aktuelles Problemfeld zeigt.

Ein sehr häufiges Problemfeld ist hingegen die Stressbelastung im Team, aber auch die eigene Stressbelastung der Führungskraft. Hier bieten wir optional eine ressourcenorientierte Selbstreflexion, Impulse und einfache Übungen an, damit die Teilnehmenden eine unmittelbare Unterstützung mitnehmen können.

Im Zuge von Fehlzeitengesprächen können Probleme zu Tage treten, die in geeigneter Weise anzugehen sind:

  • Verfügbarkeitseinschränkungen aufgrund der Lebenssituation,
  • gesundheitliche Probleme, die betriebliche Maßnahmen oder ein Eingliederungsmanagement notwendig machen,
  • akute Stressbelastungen, die einer Entlastung bedürfen.

Auch hier ist es wichtig, den Mitarbeiter zu unterstützen, für sich selbst Lösungen zu finden. Vor allem ist es wichtig, dass der Mitarbeiter klar benennt, was er braucht und dann zu prüfen, inwieweit das angemessen ist und im betrieblichen Rahmen Unterstützung erfahren kann.

Die Basis für den Umgang mit manchmal auch schwierigen Situationen ist eine tragfähige Führungsbeziehung.

Es gibt einen kleinen Prozentsatz von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die von den Führungskräften nur noch schwer zu erreichen sind. Diese kleine Gruppe zieht aber sehr viel Aufmerksamkeit und Ärger auf sich, was das Klima insgesamt negativ beeinflussen kann. Soweit das Thema im Teilnehmerkreis brisant ist, lassen wir einen Erfahrungsaustausch zu, zeigen Ressourcen und Grenzen im Umgang mit problematischen Fehlzeiten-Karrieren auf und fokussieren dabei auf den Erhalt eines guten Teamklimas. An dieser Stelle setzen wir auch kollegiale Fallberatung ein.

Ungeplante Fehlzeiten lassen sich nicht auf null reduzieren. Deshalb ist es erforderlich, ein robustes Ausfallmanagement vorzubereiten, das im Hinblick auf Personalbestand, Art des Arbeitszeitsystems (Schicht, Gleitzeit, aber auch moderne Formen) und Strukturmerkmalen (gibt es Möglichkeiten der Querqualifikation, können Teamverbände gebildet werden) zu spezifizieren ist.
Als Arbeitszeitexperten geben wir einen Überblick über die Grundlagen sowie weiterführende und praktische Hinweise. Damit dies möglichst spezifisch erfolgen kann, würden wir uns im Vorfeld die wichtigsten Arbeitszeitsysteme in Ihrem Haus ansehen.

Storyline

Storyline_Fehlzeitenprävention

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