Arbeitszeitberatung · Müller & Mooseder
Dienstplanung
Den Besetzungsbedarf passgenau abdecken und den Zeitbedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht werden – mit einer Systematik, die Teilzeit, Wünsche, Urlaub und Ausfälle zusammenbringt.
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Ziel der Dienstplanung ist es, den Besetzungsbedarf möglichst passgenau abzudecken und zugleich den Zeitbedürfnissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerecht zu werden. Im Dialog mit vielen erfahrenen Dienstplanerinnen und Dienstplanern haben wir dafür Best-Practice-Lösungen entwickelt.
Kurz gesagt
Die Müller & Mooseder Unternehmensberatung, Dachau bei München, unterstützt bundesweit Unternehmen und Einrichtungen mit Dienstplänen bei einer Dienstplangestaltung, die effizient ist und die Zeitbedürfnisse der Mitarbeitenden berücksichtigt. Wir arbeiten mit einer Systematik der Dienstplanung von der Analyse über Besetzungsbedarf, Dienstplan-Rhythmen und Teilzeit-Integration bis zu Ausfallmanagement, Flexi-Regeln und Arbeitszeitkonten. Wir zeigen Lösungen für den Umgang mit Dienstplanwünschen und Verfügbarkeitseinschränkungen und für die Urlaubsplanung in Teams mit vielen Teilzeitkräften – mit eigenen browserbasierten Planungs-Apps, Schulungen für Führungskräfte und Begleitung der Teams. Für Krankenhäuser gibt es unser eigenes Angebot auf personal-im-krankenhaus.de.
Ausgangslage
Die vier großen Herausforderungen der Dienstplanung
Hoher Teilzeitanteil
Viele Teilzeitkräfte mit individuellen Verfügbarkeitseinschränkungen.
Viele Wünsche
Vielfältige Dienstplanwünsche mit hohem Erfüllungsdruck.
Schwankender Arbeitsanfall
Planbare und unplanbare Schwankungen im Tages- und Jahresverlauf.
Fehlzeiten
Ausgleich von geplanten und ungeplanten Abwesenheiten.
- Systematische Dienstplanung Eine Checkliste, mit der Sie prüfen, wo Ihr Arbeitszeitmanagement schon gut aufgestellt ist.
- Dienstplanwünsche im Team Viele Wünsche, wenige Spätdienste: Lösungen für Verfügbarkeitseinschränkungen.
- Urlaubsplanung mit Teilzeit Transparenz über Besetzung und Urlaubsmöglichkeiten – für größtmögliche Zufriedenheit im Team.
Checkliste
Systematische Dienstplanung: Handlungsbedarf und Ansatzpunkte finden
Bei unseren Projekten nutzen wir eine praktische Systematik der Dienstplanung, um Handlungsbedarf und Ansatzpunkte für Optimierungen herauszufiltern. Sie können diese Systematik als Checkliste nutzen.
Bei der Optimierung der Dienstplangestaltung berücksichtigen wir – je nach Ausgangslage und Zielen – systematisch folgende Punkte:
Analyse des Handlungsbedarfs
- betriebliche Sicht – Sicht der Mitarbeitenden und Mitarbeitergruppen
- Was soll erhalten werden – was soll verändert werden?
Besetzungsbedarf im Zeitverlauf
- Differenzierung nach Qualifikationsgruppen
- Definition von Basis-Dienstzeiten und Soll-Besetzungsstärken
- auf Wunsch: Personalbedarfsermittlung
Gestaltung von Dienstplänen
- effizient, gesundheits- und sozialverträglich
- Dienstplan-Rhythmen
- Integration von Teilzeitgruppen
- Dienstplan-Programme optimal nutzen: Tipps und Tricks
Ausfallmanagement
- systematische Abwesenheitsplanung und Zeitfenstersysteme
- Pools und Verbände von Dienstplangruppen
- Erfolgsfaktoren
Flexi-Regelungen
- betriebliche Flexi-Bedarfe: kurzfristigen Personalausfall ersetzen, auf veränderten Arbeitsanfall reagieren
- Flexi-Bedarfe der Mitarbeitenden
- Regeln in Betriebsvereinbarungen und Flexi-Spielregeln im Team – mit Mitverantwortung und Mitgestaltung der Mitarbeitenden
Zeiterfassung und Arbeitszeitkonten
- Wie vermeiden Sie einen unkontrollierten Anstieg von Zeitsalden?
- Umgang mit Arbeitszeitkonten
- auf Wunsch: Beratung zum Einsatz von Langzeitkonten
- Pflicht zur Arbeitszeiterfassung
Wünsche und Verfügbarkeit
Umgang mit Dienstplanwünschen im Team
„Wie sollen wir mit den vielen Dienstplanwünschen umgehen?“ – „Die Leute müssen doch einsehen, dass das nicht alles erfüllbar ist! Wer hier arbeitet, weiß doch, dass wir an sieben Tagen rund um die Uhr arbeiten!“ – „Aber wenn wir Wünsche nicht gewähren, dann herrscht große Unzufriedenheit.“ – „Letztens hat eine Kollegin gekündigt, weil wir die Wünsche nicht erfüllen konnten.“
Das sind O-Töne, die wir bei unserer Arbeit mit Dienstplanerinnen und Dienstplanern immer wieder hören. Deshalb haben wir praktische Lösungen für eine Dienstplangestaltung entwickelt, die in jedem Team den bestmöglichen Ausgleich von betrieblichem Bedarf und individuellen Interessen ermöglicht – und dabei das Gerechtigkeitsempfinden der Teammitglieder berücksichtigt.
Einmalige Wünsche
Zum Beispiel „Grillfest am Freitag, den 12. Mai“. Diese Wünsche sollten priorisiert werden: „ganz arg wichtig“ oder „bitte nach Möglichkeit erfüllen“.
Regelmäßige Wünsche
Das sind Verfügbarkeitseinschränkungen, zum Beispiel: „Am Montag und Dienstag kann ich nie Spätdienst machen.“
Absolute und relative Verfügbarkeitseinschränkungen
Eine besondere Herausforderung ist der Umgang mit Verfügbarkeitseinschränkungen. Wenn von 22 Teammitgliedern 13 in Teilzeit arbeiten und davon 9 keinen Spätdienst machen können, wird es schwierig, einen Dienstplan aufrechtzuerhalten. Abgesehen davon fühlen sich alle benachteiligt, die keine solchen Einschränkungen belegen können.
Zunächst ist es wichtig, zwischen absoluten Verfügbarkeitseinschränkungen – Zeiten, in denen jemand definitiv nicht arbeiten kann – und relativen Einschränkungen zu unterscheiden. Bei relativen Einschränkungen kann man erwarten, dass jemand im Ausnahmefall bei rechtzeitiger Information den Dienst ermöglicht.
Um konkrete Lösungen zu finden, hilft es, die relativen und absoluten Verfügbarkeitseinschränkungen aller Teammitglieder zu erfassen und zu visualisieren, wie viel Kapazität für die einzelnen Dienste bzw. Schichten übrig bleibt. Diese Visualisierung hilft, bei den Betroffenen Verständnis für die Unterscheidung zu erreichen und einen Ausgleich im Team zu organisieren. Der Dialog im Team muss so lange geführt werden, bis eine ausreichende Abdeckung aller Schichten sichergestellt ist. In den meisten Fällen können absolute Einschränkungen berücksichtigt werden – und oft kommen Teammitglieder mit deutlich eingeschränkter Verfügbarkeit ihren Kolleginnen und Kollegen an anderer Stelle entgegen.
Unsere Leistungen für eine effiziente und mitarbeitergerechte Dienstplanung
- Mit unseren eigenen browserbasierten Planungs-Apps erhalten Sie eine Übersicht aller im Team vereinbarten Verfügbarkeitseinschränkungen und der daraus resultierenden Restkapazitäten pro Schicht – eine wichtige Hilfe für Teamleitungen im Dialog mit Einzelnen und für die Abstimmung im Team. Vereinbarte Einschränkungen lassen sich in Dienstplanprogramme übernehmen (etwa über die Bemerkungszeile).
- Wir binden Dienstplanwünsche und Verfügbarkeitseinschränkungen in ein Gesamtkonzept zur Abstimmung im Team ein.
- Wir schulen Führungskräfte im Umgang mit Verfügbarkeitseinschränkungen – auch als Teil unseres Trainings „Lebensphasengerecht führen“, das Aspekte wie Resilienz und Teamgerechtigkeit berücksichtigt.
- Im Rahmen von Arbeitszeitprojekten beraten wir Führungskräfte und Teams, um bei größeren Engpässen tragfähige Regelungen zu entwickeln.
Jahresplanung
Urlaubsplanung mit vielen Teilzeitkräften
Alle Jahre wieder: Die Urlaubsplanung ist in vielen Teams, die mit Dienstplänen arbeiten, ein wichtiges und oft konfliktreiches Thema. Dabei ist gute Urlaubsplanung eine Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Dienstplanung.
Wenn im Team viele verschiedene Teilzeitmodelle vorhanden sind, fehlt es oft nicht am guten Willen der Beteiligten, sondern vor allem an Transparenz:
- Wie viele Personen können gleichzeitig Urlaub machen, wenn sie ganz unterschiedlich arbeiten?
- Wie viele Zusatzschichten können Teilzeitkräfte übernehmen?
- Und wenn Teilzeitkräfte einspringen – wie wird das geplant, und wann baut man die entstehenden Plusstunden wieder ab?
- Welche Flexi-Spielregeln sollen gelten? Wie löst man die immer wieder auftauchende Gerechtigkeitsfrage?
Unsere Vorgehensweise
- Urlaubsanspruch Die Urlaubstage für Teilzeitkräfte berechnen wir nach dem „modifizierten Durchschnittsprinzip“.
- Besetzungsbedarf nach Schichten pro Woche – inklusive flexiblem Einsatz von Teilzeitkräften; auszugleichende Tage bei phasenweiser Mehrarbeit fließen gleich in den Jahresplan zurück.
- Abwesenheiten Alle geplanten Abwesenheiten und der Krankheitsausfall sind in der Jahresplanung enthalten.
- Flexi-Regeln Weil Planungshilfen allein keine Lösung sind, unterstützen wir die Teams dabei, passende Flexi-Regelungen zu vereinbaren.
All diese Elemente greifen systematisch ineinander. Das Ergebnis: eine entspannte Urlaubsplanung im Team – mit dem bestmöglichen Ergebnis für alle Beteiligten, den Betrieb und seine Kunden.
Unser Wissen zur Dienstplanung vermitteln wir auch im Inhouse-Seminar „Dienstplanung“ – sprechen Sie uns an: info@win-win-work.de.
Krankenhaus und Pflege
Dienstplanung im Krankenhaus
In Krankenhäusern haben wir umfangreiche Projekterfahrung in der Dienstplanung für alle Berufsgruppen. Wir kennen die spezifischen Anforderungen von Ärztinnen, Ärzten und Pflegenden, integrieren Arbeitszeitmanagement und klinische Betriebsorganisation und führen zuverlässige Personalbedarfsermittlungen durch. Ausführlich auf personal-im-krankenhaus.de/dienstplanung.
Häufige Fragen
Fragen zur Dienstplanung
Was ist das Ziel einer guten Dienstplanung?
Den Besetzungsbedarf möglichst passgenau abzudecken und zugleich den Zeitbedürfnissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerecht zu werden – trotz hohem Teilzeitanteil, vieler Wünsche, schwankendem Arbeitsanfall und geplanter wie ungeplanter Fehlzeiten.
Wie gehen Sie bei der Optimierung der Dienstplanung vor?
Mit einer praktischen Systematik: Analyse des Handlungsbedarfs aus betrieblicher Sicht und aus Sicht der Mitarbeitenden, Darstellung des Besetzungsbedarfs im Zeitverlauf, auf Wunsch Personalbedarfsermittlung, Gestaltung von Dienstplan-Rhythmen mit Teilzeit-Integration, Ausfallmanagement, Flexi-Regelungen sowie Zeiterfassung und Arbeitszeitkonten.
Wie geht man mit vielen Dienstplanwünschen um?
Wir unterscheiden einmalige Wünsche, die priorisiert werden sollten, und regelmäßige Wünsche, also Verfügbarkeitseinschränkungen. Diese werden erfasst und visualisiert, damit sichtbar wird, wie viel Kapazität je Dienst übrig bleibt. Auf dieser Grundlage organisiert das Team einen fairen Ausgleich.
Was ist der Unterschied zwischen absoluten und relativen Verfügbarkeitseinschränkungen?
Absolute Einschränkungen sind Zeiten, in denen jemand definitiv nicht arbeiten kann. Bei relativen Einschränkungen kann man erwarten, dass jemand im Ausnahmefall bei rechtzeitiger Information den Dienst ermöglicht. In den meisten Fällen können die absoluten Einschränkungen berücksichtigt werden.
Wie gelingt die Urlaubsplanung in Teams mit vielen Teilzeitkräften?
Mit Transparenz: Die Urlaubstage für Teilzeitkräfte werden nach dem modifizierten Durchschnittsprinzip berechnet, der Besetzungsbedarf nach Schichten pro Woche, alle geplanten Abwesenheiten und der Krankheitsausfall fließen in die Jahresplanung ein. Dazu vereinbart das Team passende Flexi-Spielregeln.
Mit welchen Werkzeugen arbeiten Sie?
Mit unseren eigenen browserbasierten Planungs-Apps, etwa für Besetzungs- und Personalbedarf, Dienst- und Schichtmodelle und Befragungen zu Zeitpräferenzen, mit Export nach Excel und PowerPoint. Werkzeuge allein reichen aber nicht: Wir begleiten die Teams bei der Abstimmung und schulen Führungskräfte.
Bieten Sie auch Seminare zur Dienstplanung an?
Ja, als Inhouse-Seminar „Dienstplanung“. Außerdem schulen wir Führungskräfte im Umgang mit Verfügbarkeitseinschränkungen, auch im Rahmen des Trainings „Lebensphasengerecht führen“.
Beraten Sie auch Krankenhäuser zur Dienstplanung?
Ja, für alle Berufsgruppen. Wir kennen die spezifischen Anforderungen von Ärztinnen, Ärzten und Pflegenden und verbinden Arbeitszeitmanagement mit klinischer Betriebsorganisation. Ausführlich beschreiben wir das auf personal-im-krankenhaus.de.
Kontakt
Bei welchem Anliegen können wir Sie unterstützen?
Senden Sie uns eine E-Mail an info@win-win-work.de oder rufen Sie uns an unter 08131 310 68 72 – wir unterstützen Sie gern.
Stand: 28.10.2026 · Müller & Mooseder Unternehmensberatung, Dachau