Flexible Arbeitszeitmodelle

Viele Unternehmen, aber auch viele Beschäftigte wünschen sich ein hoch flexibles Arbeitszeitmodell, ohne bürokratische Umstände.

Dabei sind aber dennoch oftmals unterschiedliche Interessen und Perspektiven im Spiel, die integriert werden sollten:

  • Mitarbeiter wollen hohe Zeitsouveränität, zugleich aber auch gute Planbarkeit der Arbeitszeit
  • Kunden haben eigene Vorstellungen bezüglich Reaktions- und Bearbeitungsgeschwindigkeit, Projekttermine stehen an
  • Unternehmen wollen, dass die Arbeitszeit möglichst nach dem Arbeitsanfall gesteuert wird: wenn sehr viel zu tun ist, sollen die Beschäftigten auch hoch verfügbar sein und dann freinehmen, wenn es betrieblich am günstigsten ist

Also doch wieder Regelungen? Ja, es braucht Regelungen, aber genau und nur die, die Ihren Zielen wirklich dienlich sind – für ein hochflexibles Arbeitszeitmanagement, das den Interessen von Unternehmen und Mitarbeitern bestmöglich gerecht wird.

Wir begleiten Sie bei der Entwicklung weniger, praktischer und zugleich notwendiger Vereinbarungen, damit Sie das erreichen, was Sie sich durch ein offenes Arbeitszeitmodell erhoffen: Hohe Leistungsbereitschaft und Mitverantwortung für einen bedarfsgerechten Arbeitseinsatz UND mehr Zufriedenheit und Commitment Ihrer Mitarbeiter.

Nimmt der Wunsch nach Flexibilisierung bei allen Stakeholdern immer weiter zu?

  • Aus betrieblicher Sicht ist Arbeitszeitmanagement nur dann wirtschaftlich effizient, wenn Arbeitszeitbedarf und eingebrachte Arbeitszeit bestmöglich übereinstimmen.
    • Aus persönlicher Sicht ist es hingegen wichtig, dass private Verpflichtungen (Betreuungsaufgaben), Aufgaben (Studium etc.) und Zeitwünsche erfüllt werden können.
  • Aus betrieblicher Sicht geht es darum, dass Mitarbeiter*innen bereit und in der Lage sind, mehr zu arbeiten, wenn es erforderlich ist – zum Beispiel um eine verstärkte Nachfrage zu bedienen, Projekttermine einzuhalten etc.
    • Aus privater Sicht möchte man, dass Verfügbarkeitseinschränkungen berücksichtigt werden und Freizeittermine verlässlich geplant werden können.

Nun wollen weder Betriebe noch Beschäftigte zu starren Arbeitszeiten zurückkehren. Aber Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wollen deshalb nicht unbedingt das vollkommene Gegenteil. Denn: ein hohes Maß an Zeit-Autonomie und Flexibilität kann auch Arbeit machen. Ich muss meine Termine abstimmen, ich muss Freizeit und Arbeit immer wieder neu koordinieren, dabei die Verantwortung für die Ergebnisse meiner Arbeit stets im Blick haben, denn es ist jetzt meine Aufgabe, dafür zu sorgen, dass ich zu den benötigten Zeiten arbeite.

Es ist auch nicht mehr ganz klar, welche Zeiten als Privatzeit reserviert sind und wann ich für die Arbeit, auch in Gestalt meiner Teamkolleginnen und -kollegen, zur Verfügung stehe.

Innerhalb von Teams gibt es wiederum ganz unterschiedliche Zeitbedürfnisse und unterschiedliche Motivationen. Der/die eine identifiziert sich zu 100 % mit dem Projekt, hat keine Kinder, ist im Moment Single und will Vollgas geben, der andere hat ein Kind, das gerade eingeschult wird und möchte daneben noch seine Fortbildung abschließen. Es prallen also ganz unterschiedliche Zeitbedürfnisse aufeinander, und die sollen nun im Team geregelt werden. Dies alles bei durchaus anspruchsvollen Zielstellungen und ggf. hoher Arbeitslast.

Wenn also der Prozess des „sich-selbst-im-Team- und-mit-der-Familie-Organisierens“ eine gewisse Komplexität erreicht hat, und man an den Punkt kommt, wo man es nicht mehr allen recht machen kann, wird es anstrengend. Und da taucht dann wieder der Wunsch nach geordneten Zeiten auf. Aber das muss keine Rückkehr zu starren Arbeitszeiten bedeuten.

Vielmehr müssen Teams sich selbst Regeln geben, nach denen sie arbeiten wollen. Dieser Prozess kann durch die Führungskräfte (ggf. mit externer Unterstützung) moderiert und zielorientiert werden.

Unternehmen und Betriebsräte sind gefordert, hierfür geeignete Rahmenbedingungen darzustellen. Dazu gehört auch die Bereitstellung von Tools, die es erlauben, den Arbeitszeitbedarf transparent zu machen und die bedarfs- und bedürfnisgerechte Verteilung der Arbeitszeit im Team abzubilden. Ein gutes Regelwerk sorgt dafür, dass notwendige Grenzen eingehalten werden. Je weniger Arbeitgeber und Arbeitnehmer*innen Angst haben müssen, dass Flexibilitätsoptionen einseitig ausgenutzt werden, desto besser sind sie in der Lage die neu entstandenen Freiräume im beiderseitigen Interesse optimal zu nutzen.

Wir unterstützen Sie dabei, dieses Ziel zu erreichen!

Wie schaffen wir den Umstieg auf ein modernes Arbeitsmodell, das flexible Arbeitszeit und mobiles Arbeiten integriert?

Es kommt ganz darauf an, wie Ihre bisherige Arbeits(zeit)kultur aussieht, d.h.: von wo aus starten Sie?

Nehmen wir einmal an, Ihr Unternehmen kommt von einem klassischen Gleitzeitmodell mit ein wenig Homeoffice. Damit kann man leben, aber der Wunsch nach Innovation wird immer deutlicher.

Es mag trivial klingen: damit der Wandel der Arbeitszeitkultur sein Ziel erreichen kann, muss die Richtung klar sein. D.h.:

Die Ziele der Flexibilisierung sollten zwischen den Betriebsparteien vereinbart werden.

Dies sollte auf der Basis einer klaren Analyse betrieblicher Bedarfe geschehen, die ergänzt wird durch ein tiefergehendes Verständnis für die Zeitwünsche und Motive der verschiedenen Gruppen von Mitarbeitern*innen (Persona-Ansatz).

Im Ergebnis werden attraktive und zugleich realistische Ziele verständlich – und möglichst im Dialog – kommuniziert. So schafft man einen guten Einstieg in den Veränderungsprozess.

Zunächst einmal ist es wichtig, eine solche Umstellung vorzubereiten. Und da sind viele Fragen zu klären:

  • Wie sehen unsere grundlegenden Besetzungsbedarfe aus? Was definiert überhaupt unseren Besetzungsbedarf?
  • Gibt es Zeiten, zu denen es zwar einen Besetzungsbedarf gibt, die aber im Team sehr unbeliebt sind? Wie wird dafür gesorgt, dass die Besetzung auch zu diesen Zeiten gewährleistet ist?
  • Wie viel Arbeit pro Woche wird erwartet? Wenn zum Beispiel enge Projekttermine gesetzt werden, unter der Voraussetzung, dass man dann halt einmal 65 Stunden in einer Woche ableistet, muss man sich vorher überlegen, ob alle Teammitglieder dies können und wollen, oder ob die Mehrbelastung da nur an wenigen Kollegen oder Kolleginnen hängenbleibt.
  • Ganz wichtig: da die Erfassung der Arbeitszeit verpflichtend ist, muss auch geregelt sein, dass nur dann gearbeitet wird, wenn dies tatsächlich erforderlich ist.
  • Und da schließt sich die nächste Frage an: was ist Arbeit und was ist nicht Arbeit? Mobile Vertrauensarbeitszeit braucht eine gemeinsam getragene Vorstellung von Arbeit.
  • In vielen kleineren Teams reichen übrigens Low-Tech Lösungen völlig aus, um die Arbeit abzustimmen. Die Lösung ist eben keine technische, sondern eine soziale.

Und wie kommt man zu solchen Regelungen? Die Führungskraft sollte dazu Workshops vorbereiten und den Dialogprozess moderieren. Das ist aber nicht ganz trivial, weil die Führungskraft ja eigene Interessen hinsichtlich der Arbeitszeitgestaltung hat. Deshalb ist es manchmal sinnvoll, einen externen Moderator mit hinzuzuziehen. Nach unserer Erfahrung ist es eine der Aufgaben dieser Moderation, dass auch die leiseren Stimmen Gehör finden und dass Einwände als Erkenntnisquelle genutzt werden und nicht als Aufforderung, den anderen zu überreden.

In der Phase der Umstellung macht es Sinn, schrittweise vorzugehen und aus den Erfahrungen zu lernen. Unternehmen können zum Beispiel einen Rahmen definieren, innerhalb dessen Teams ihre eigene Ausgestaltung der Arbeitszeit entwickeln können.

Unsere Aufgabe als Berater ist es, den Umstellungsprozess durch gute Moderation, viel Erfahrung, Tipps und Tricks zu unterstützen.

Change Management

Notwendigkeit und Herausforderungen des Changemanagements werden sehr oft unterschätzt. So wichtig es ist, die Bedürfnisse und Wünsche der Beschäftigten schon im Vorfeld einzuholen, den Betriebsrat von Anfang an zu beteiligen und im Projektverlauf gut zu kommunizieren: wenn die große Zahl der Beschäftigten und deren Führungskräfte mit konkreten Veränderungen konfrontiert ist, braucht es eine Phase intensiver Kommunikation mit Feedbackschleifen und Unterstützungsmöglichkeiten. Je größer ein Veränderungsschritt ist, desto größer auch die Verunsicherung. Und oft bedeutet Veränderung auch Abschied nehmen von Gewohntem, Vertrautem – und das fällt manchem schwer. Innovative Arbeitszeitsysteme brauchen aber die aktive Nutzung und Mitgestaltung durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, im Dialog mit ihren Führungskräften. Damit dies gelingt, sorgen wir für eine verständliche und prägnante Kommunikation von Veränderungen, nutzen Widerstände als Erkenntnisquellen für Verbesserungen, unterstützen Führungskräfte und Teams. Wir stehen Ihnen als Projektpartner nicht nur bei der Konzeption innovativer Arbeitszeitsysteme zur Verfügung, sondern auch während der ganzen Phase der Umsetzung und Anpassung.

Aktuelles Seminar

Flexible Arbeitszeitmodelle

Termine und Ort:
25. und 26. September 2019
Frankfurt/M.

29. und 30. Oktober 2019
Köln

19. und 20. November 2019
München

in Zusammenarbeit mit Management Circle

Weitere Informationen und Buchung HIER

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