Arbeitszeitberatung · Müller & Mooseder
Personalbedarfsplanung
Eine fundierte Personalbedarfsplanung als Basis für optimale Produktivität – vom Wochenbesetzungsplan bis zur statistischen Berechnung bei schwankendem Arbeitsanfall, transparent für alle Beteiligten.
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Wir bieten Ihnen eine fundierte Personalbedarfsplanung als Basis für optimale Produktivität. Ziel ist, den Optimalwert für die Personalstärke möglichst genau zu ermitteln und dabei die erforderlichen Qualifikationen zu berücksichtigen.
Kurz gesagt
Die Müller & Mooseder Unternehmensberatung, Dachau bei München, ermittelt bundesweit den Personalbedarf für Betriebe mit Dienstplan- und Schichtsystemen und mit flexiblen Arbeitszeitmodellen. Unsere Expertise reicht von der arbeitsplatzbezogenen Personalbedarfsermittlung über die klassische analytische Personalbedarfsrechnung bis zu statistischen Berechnungen bei schwankendem Arbeitsanfall. Typischer Weg: vom Arbeitsanfall zum Netto-Besetzungsbedarf, zu passenden Dienst- und Schichtzeiten und zum Wochenbesetzungsplan – daraus die Brutto-Personalstärke in Vollkraft-Äquivalenten. Wir rechnen mit eigenen browserbasierten Planungs-Apps (Export nach Excel und PowerPoint), entwickeln daraus passende Arbeitszeitmodelle und stellen die Ergebnisse auch für Belegschaft und Arbeitnehmervertretung transparent dar. Für Krankenhäuser: personal-im-krankenhaus.de.
Warum Personalbedarfsplanung?
Nicht zu viel, nicht zu wenig: die angemessene Personalstärke
Niemand kann es sich leisten, mehr Personal zu beschäftigen, als für die Leistungserbringung erforderlich ist. Dieser Wert ist zugleich ein Mindestmaß für die Personalbemessung: Weniger Personal zu beschäftigen, als für die Leistungserbringung – entsprechend dem angestrebten Qualitätsniveau – notwendig ist, zahlt sich nach unseren Erfahrungen nicht aus. Fehlzeiten, Fluktuation und vor allem spürbare Qualitätsmängel wären die Folge. Das gilt für Dienstplan- und Schichtsysteme ebenso wie für hochflexible Arbeitszeitmodelle.
Die Stammbelegschaft kann zwar durch temporäre Mitarbeitende ergänzt werden; das ist erfahrungsgemäß aber kein Ersatz für eine angemessene Personalvorhaltung.
Da Arbeitsanfall und Fehlzeiten meist stark schwanken, braucht es ein gutes Ausfallmanagement, das in das gesamte Arbeitszeitmanagement integriert ist. Optimales Arbeitszeitmanagement ist die Voraussetzung, um auf Dauer mit gerade angemessenen Personalressourcen auszukommen – deshalb lohnt sich ein gutes Arbeitszeitsystem auch wirtschaftlich.
Methoden
Drei Wege der Personalbedarfsermittlung
Vom Besetzungsbedarf ausgehend erstellen wir passende Arbeitszeitmodelle, Dienstplansysteme und flexible Schichtsysteme mit den dazugehörigen Flexi-Regeln.
Arbeitsplatzbezogen
Wo Arbeitsplätze zu festen Zeiten besetzt sein müssen, folgt der Bedarf aus Besetzungszeiten und Besetzungsstärken – etwa im Wochenbesetzungsplan.
Analytisch
Die klassische analytische Personalbedarfsrechnung leitet den Bedarf aus Leistungsmengen und Zeitwerten der Tätigkeiten ab.
Statistisch
Bei schwankendem Arbeitsanfall sind komplexere statistische Berechnungen nötig, die Schwankungen und Flexi-Spielräume abbilden.
Schritt für Schritt
Personalbedarfsplanung mit dem Wochenbesetzungsplan
Die Personalbedarfsermittlung umfasst mehrere Schritte. Folgende Fragen müssen dabei geklärt werden:
- Arbeitsanfall Was bestimmt den Arbeitsanfall?
- Netto-Besetzungsbedarf Welcher Arbeitsanfall hat welchen Netto-Besetzungsbedarf zur Folge?
- Dienst- und Schichtzeiten Welche Dienst- und Schichtzeiten passen zum Besetzungsbedarf?
- Soll-Besetzung Wie viele Personen müssen an jedem Wochentag in welcher Schicht anwesend sein?
Daraus ergibt sich ein Wochenbesetzungsplan als Übersicht über alle Schichten und deren Soll-Besetzung pro Wochentag. Bleibt der Wochenbesetzungsplan im Jahresverlauf konstant, lässt sich mit der Wochenarbeitszeit die benötigte Brutto-Personalstärke in Vollkraft-Äquivalenten berechnen.
Unsere Planungs-App
Den Besetzungs- und Personalbedarf aus dem Wochenbesetzungsplan berechnen wir mit unserer eigenen browserbasierten Planungs-App. Ergebnisse lassen sich nach Excel und PowerPoint exportieren – so können Sie die Berechnungen bei Änderungen des Arbeitsanfalls jederzeit anpassen. Die App können Sie einfach per E-Mail bestellen: info@win-win-work.de.
Hochflexible Schichtsysteme
Bei hochflexiblen Schichtsystemen reicht ein einfacher Wochenbesetzungsplan nicht mehr aus. Hier bilden wir Phasen, Schwankungen und Saldenverläufe passgenau ab und stellen das Ergebnis transparent und nachvollziehbar dar.
Akzeptanz
Transparenz und Vertrauen bei der Personalbemessung
Hochflexible Arbeitszeitsysteme sind für alle Beteiligten eine große Herausforderung, insbesondere für die Beschäftigten. Transparenz der Personalbedarfsplanung hat sich vielfach als Voraussetzung für eine gute Akzeptanz erwiesen – denn Mitarbeitende fragen sich bei Schwankungen immer wieder, ob die Personalbemessung angemessen ist.
Auf Wunsch unserer Auftraggeber und in enger Abstimmung mit den Entscheidungsträgern stellen wir die Ergebnisse der Personalbedarfsplanung so transparent dar, dass sie auch für die Belegschaft und die Arbeitnehmervertretung zugänglich und verständlich sind. Durch praxisnahe Methoden, die Mitarbeitenden in die Besetzungsplanung und -steuerung einzubeziehen, erreichen wir eine hohe Mitwirkungsbereitschaft bei allen Beteiligten, wenn es um eine flexible Verteilung der verfügbaren Arbeitszeitkapazität geht.
Krankenhaus
Personalbedarf im ärztlichen Dienst und im Pflegedienst
Speziell für Krankenhäuser haben wir geeignete Verfahren der Personalbedarfsplanung im ärztlichen Dienst und im Pflegedienst entwickelt. Mehr dazu auf personal-im-krankenhaus.de/personalbedarf.
Häufige Fragen
Fragen zur Personalbedarfsplanung
Was ist das Ziel der Personalbedarfsplanung?
Den Optimalwert für die Personalstärke möglichst genau zu ermitteln und dabei die erforderlichen Qualifikationen zu berücksichtigen. Mehr Personal als nötig kann sich niemand leisten; weniger Personal, als für das angestrebte Qualitätsniveau notwendig ist, zahlt sich nach unserer Erfahrung ebenfalls nicht aus – Fehlzeiten, Fluktuation und Qualitätsmängel wären die Folge.
Welche Methoden der Personalbedarfsermittlung nutzen Sie?
Je nach Situation die arbeitsplatzbezogene Personalbedarfsermittlung, die klassische analytische Personalbedarfsrechnung oder komplexere statistische Berechnungen bei schwankendem Arbeitsanfall.
Was ist ein Wochenbesetzungsplan?
Eine Übersicht über alle Schichten und deren Soll-Besetzung pro Wochentag. Er entsteht aus den Fragen, was den Arbeitsanfall bestimmt, welcher Netto-Besetzungsbedarf daraus folgt, welche Dienst- und Schichtzeiten passen und wie viele Personen an jedem Wochentag in welcher Schicht anwesend sein müssen.
Wie berechnet man aus dem Wochenbesetzungsplan den Personalbedarf?
Bleibt der Wochenbesetzungsplan im Jahresverlauf konstant, lässt sich mit der Wochenarbeitszeit die benötigte Brutto-Personalstärke in Vollkraft-Äquivalenten berechnen. Wir nutzen dafür unsere eigene browserbasierte Planungs-App mit Export nach Excel und PowerPoint; Sie können sie einfach per E-Mail an info@win-win-work.de bestellen.
Reicht Zeitarbeit, um Schwankungen abzufangen?
Temporäre Mitarbeitende können die Stammbelegschaft ergänzen, sind erfahrungsgemäß aber kein Ersatz für eine angemessene Personalvorhaltung. Entscheidend ist ein gutes Ausfallmanagement, das in das gesamte Arbeitszeitmanagement integriert ist.
Warum ist Transparenz bei der Personalbemessung so wichtig?
Weil sich Beschäftigte gerade in flexiblen Arbeitszeitsystemen immer wieder fragen, ob die Personalbemessung angemessen ist. Wenn die Ergebnisse auch für Belegschaft und Arbeitnehmervertretung verständlich dargestellt werden, steigen Akzeptanz und Mitwirkungsbereitschaft bei der flexiblen Verteilung der Arbeitszeit.
Ermitteln Sie auch den Personalbedarf im Krankenhaus?
Ja. Speziell für Krankenhäuser haben wir Verfahren der Personalbedarfsplanung im ärztlichen Dienst und im Pflegedienst entwickelt. Mehr dazu auf personal-im-krankenhaus.de.
Kontakt
Bei welchem Anliegen können wir Sie unterstützen?
Ob Wochenbesetzungsplan, Personalbedarf für ein neues Schichtsystem oder transparente Personalbemessung mit dem Betriebsrat: Schreiben Sie an info@win-win-work.de oder rufen Sie an unter 08131 310 68 72. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!
Stand: 28.10.2026 · Müller & Mooseder Unternehmensberatung, Dachau