Ziel der Dienstplan-Gestaltung ist es, den Besetzungsbedarf möglichst passgenau abzudecken und zugleich den Zeitbedürfnissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerecht zu werden. Die Herausforderungen dabei sind
- hoher Teilzeit-Anteil mit individuellen Verfügbarkeitseinschränkungen,
- vielfältige Wünsche mit hohem Erfüllungsdruck,
- Schwankungen des Arbeitsanfalls
und der - Ausgleich von geplanten und ungeplanten Fehlzeiten.
Im Dialog mit vielen erfahrenen Dienstplaner/innen haben wir best practice Lösungen entwickelt. Wir unterstützen Sie bei der Realisierung einer Dienstplangestaltung, die effizient ist und dabei auch die Zeitbedürfnisse Ihrer Mitarbeiter/innen berücksichtigt.
In Krankenhäusern haben wir umfangreiche Projekterfahrungen in der Dienstplanung für alle Berufsgruppen. Wir kennen die spezifischen Anforderungen von Ärzten und Pflegenden, integrieren Arbeitszeitmanagement und klinische Betriebsorganisation und können zuverlässige Personalbedarfsermittlungen durchführen.
Viele Dienstplaner haben Schwierigkeiten mit der großen Anzahl an Dienstplanwünschen der Teammitglieder. Auch hierfür bieten wir geeignete Lösungen, um zu einem optimalen Ergebnis zu kommen.
Für das Thema Urlaubsplanung in Teams mit hohem Teilzeit-Anteil bieten wir geschickte Lösungen, um eine größtmögliche Zufriedenheit im Team – bei gleichzeitiger Sicherstellung der Besetzung – zu erreichen.
Systematische Dienstplanung
Bei unseren Projekten nutzen wir eine praktische Systematik der Dienstplanung, um den Handlungsbedarf und die Ansatzpunkte für Optimierungen herauszufiltern. Sie können diese Systematik als Checkliste nutzen und prüfen, inwieweit Ihr Arbeitszeitmanagement bei den einzelnen Punkten bereits gut aufgestellt ist.
Bei der Optimierung der Dienstplangestaltung berücksichtigen wir – in Abhängigkeit von der Ausgangslage und den Zielen unserer Kunden – systematisch folgende Punkte:
- Analyse des Handlungsbedarfs bezüglich der Dienstplanung
- Betriebliche Sicht – Sicht der Mitarbeiter(gruppen)
- Was soll erhalten werden – was soll verändert werden?
- Darstellung des Besetzungsbedarfs im Zeitverlauf
- Differenzierung zwischen verschiedenen Qualifikations(gruppen)
- Definition von Basis-Dienstzeiten und Soll-Besetzungsstärken
- Auf Wunsch: Personalbedarfsermittlung
- Gestaltung von Dienstplänen
- Effizient, gesundheits- und sozialverträglich
- Dienstplan-Rhythmen
- Integration von Teilzeitgruppen
- Dienstplan-Programme optimal nutzen: Tipps und Tricks
- Ausfallmanagement
- Systematische Abwesenheitsplanung und Zeitfenstersysteme
- Pools und Verbände von Dienstplangruppen
- Erfolgsfaktoren
- Entwicklung von Flexi-Regelungen
- Betriebliche Flexi-Bedarfe (Kurzfristigen Personalausfall ersetzen, Reaktion auf veränderten Arbeitsanfall)
- Flexi-Bedarfe der Mitarbeiter
- Flexi-Regeln: Regeln in Betriebsvereinbarungen und Flexi-Spielregeln im Team; Mitverantwortung und Mitgestaltung der Mitarbeiter
- Zeiterfassung: Wie vermeiden Sie einen unkontrollierten Anstieg von Zeitsalden?
- Umgang mit Arbeitszeitkonten
- Auf Wunsch: Beratung bezüglich des Einsatzes von Langzeitkonten
Umgang mit Dienstplanwünschen im Team
„Wie sollen wir mit den vielen Dienstplanwünschen umgehen?“ „Die Leute müssen doch einsehen, dass das nicht alles erfüllbar ist! Wer hier arbeitet, weiß doch, dass wir an 7 Tagen rund um die Uhr arbeiten!“ „Aber wenn wir Wünsche nicht gewähren, dann herrscht große Unzufriedenheit.“ „Letztens hat eine Kollegin gekündigt, weil wir die Wünsche nicht erfüllen konnten.“ Dies alles sind O-Töne, die wir bei unserer Arbeit mit Dienstplanerinnen und Dienstplanern immer wieder hören. Deshalb haben wir praktische Lösungen für eine Dienstplangestaltung entwickelt, die in jedem Team den bestmöglichen Ausgleich von betrieblichem Bedarf und individuellen Interessen ermöglicht – und dabei das Gerechtigkeitsempfinden der Teammitglieder berücksichtigt.
Bei der Dienstplanung unterscheiden wir zwei Arten von Wünschen:
- Einmalige Wünsche (z. B. Grillen am Freitag, den 12. Mai). Diese Wünsche sollten priorisiert werden („ganz arg wichtig“ vs. „bitte nach Möglichkeit erfüllen“)
- Regelmäßige Wünsche (Verfügbarkeitseinschränkungen: z.B. „am Montag und Dienstag kann ich nie Spätdienst machen“)
Eine besondere Herausforderung stellt der Umgang mit „Verfügbarkeitseinschränkungen“ in Dienstplan-Systemen dar. Wenn von 22 Teammitgliedern 13 in Teilzeit arbeiten und davon 9 keinen Spätdienst machen können, wird es schwierig, einen Dienstplan aufrecht zu erhalten. Abgesehen davon fühlen sich all diejenigen benachteiligt, die keine solchen Verfügbarkeitseinschränkungen belegen können. Welche Möglichkeiten haben Dienstplaner in solchen Situationen?
Zunächst einmal ist es wichtig, zwischen absoluten Verfügbarkeitseinschränkungen (also Zeiten, in denen der/die Mitarbeiter/in definitiv nicht arbeiten kann) und relativen Beschränkungen zu unterscheiden. Bei relativen Verfügbarkeitseinschränkungen kann man erwarten, dass der/die Mitarbeiter/in im Ausnahmefall in der Lage ist, bei rechtzeitiger Information den Dienst zu ermöglichen.
Um konkrete Lösungen zu finden, ist es hilfreich, die relativen und absoluten Verfügbarkeitseinschränkungen aller Teammitglieder zu erfassen und zunächst einmal zu visualisieren, wie viel Kapazität für die einzelnen Dienste bzw. Schichten übrig bleibt, wenn alle Einschränkungen berücksichtigt werden. Diese Visualisierung ist eine wichtige Hilfe, um
a) bei den Betroffenen ein Verständnis für die Unterscheidung von absoluten und relativen Verfügbarkeitseinschränkungen zu erreichen und
b) um einen Ausgleich im Team zu organisieren.
Der Dialog im Team muss so lange geführt werden, bis eine ausreichende Abdeckung aller Schichten sichergestellt ist. In den meisten Fällen kann erreicht werden, dass absolute Verfügbarkeitseinschränkungen berücksichtigt werden können. Oft ist es auch möglich, dass Teammitglieder mit deutlich eingeschränkter Verfügbarkeit ihren Kollegen/innen an anderen Stellen entgegenkommen und so einen Ausgleich schaffen können.
Unsere Leistungen für eine effiziente und mitarbeitergerechte Dienstplanung:
- Wir haben ein praktisches Tool entwickelt, mit dem man auf einfache Weise eine Übersicht aller im Team vereinbarten Verfügbarkeitseinschränkungen erhält.
- Mit unserem Tool werden sowohl die Verfügbarkeitseinschränkungen selbst, als auch die resultierenden Restkapazitäten pro Schicht visualisiert.
- Das Tool ist damit eine wichtige Hilfe für Teamleitungen im Dialog mit einzelnen Mitarbeitern und eine Unterstützung für die Abstimmung im Team.
- Vereinbarte Verfügbarkeitseinschränkungen lassen sich in DP-Programme übernehmen (via Bemerkungszeile).
- Wir binden das Thema Dienstplan-Wünsche und Verfügbarkeitseinschränkungen in ein Gesamtkonzept zur Abstimmung im Team ein.
- Wir schulen Führungskräfte im Umgang mit Verfügbarkeitseinschränkungen. Diese Schulung ist auch Teil unseres Trainings „Lebensphasengerecht Führen“, das Aspekte wie Resilienz, Team-Gerechtigkeit etc. berücksichtigt.
- Im Rahmen von Arbeitszeitprojekten beraten wir Führungskräfte und Teams, um bei größeren Engpässen tragfähige Regelungen zu entwickeln.
Urlaubsplanung mit vielen Teilzeitkräften
Alle Jahre wieder: Die Urlaubsplanung ist in vielen Teams, die mit Dienstplänen arbeiten, ein wichtiges und oft konfliktreiches Thema. Dabei ist gute Urlaubsplanung eine Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Dienstplanung.
Wenn im Team auch noch viele verschiedene Teilzeitmodelle vorhanden sind, fehlt es oft nicht so sehr am guten Willen aller Beteiligten, sondern vor allem an der Transparenz:
- Wie viele Personen können gleichzeitig Urlaub machen, wenn sie ganz unterschiedlich arbeiten?
- Wie viel Zusatzschichten können TZ-Mitarbeiter/innen übernehmen?
- Und wenn TZ-Mitarbeiter/innen einspringen – wie wird das geplant und wann baut man entstehende Plusstunden wieder ab?
- Welche Flexi-Spielregeln sollen gelten? Wie löst man die immer wieder auftauchende Gerechtigkeitsfrage?
Für solche Themen haben wir geeignete Lösungsansätze, einschließlich eines praktischen Tools zur Urlaubs- und Jahresplanung, mit denen Sie die nötige Transparenz bzgl. Besetzungsbedarf und Urlaubsmöglichkeiten schaffen. Unsere Vorgehensweise:
- Die Urlaubstage für Teilzeitkräfte berechnen wir mit dem „modifizierten Durchschnittsprinzip“.
- Den Besetzungsbedarf berechnen wir nach Schichten pro Woche und kalkulieren die Möglichkeit eines flexiblen Einsatzes von Teilzeitbeschäftigten mit ein – und spielen die auszugleichenden Tage bei phasenweiser Mehrarbeit in der Urlaubszeit gleich in den Jahresplan zurück.
- In unsere Jahresplanung schließen wir alle geplanten Abwesenheiten ein.
- Außerdem berücksichtigen wir natürlich den Krankheitsausfall.
- Das Beste: Mit unserem Tools können Sie die Planung von bis zu 3 Teams verknüpfen.
- All diese Elemente sind systematisch verknüpft, in einer einfachen, praktischen Übersicht.
Da Tools alleine keine ausreichende Lösung sind, unterstützen wir Teams dabei, für sie passende Flexi-Regelungen zu vereinbaren.
Das Ergebnis: Eine entspannte Urlaubsplanung im Team – mit dem bestmöglichen Ergebnis für alle Beteiligten, den Betrieb und seine Kunden.
Senden Sie uns eine E-Mail oder rufen Sie uns an, wir unterstützen Sie gerne.
Übrigens: Bei Buchung unseres Inhouse-Seminars „Dienstplanung“ erhalten Sie unser Tool zur Urlaubsplanung kostenfrei dazu – samt Einführung in die Anwendung.
